Como realizar as etapas de design de seu projeto BPM

Uma das principais etapas envolvendo projetos de BPM (Business Process Management) é a fase de modelagem e redesenho de processos. Os primeiros projetos de BPM envolvendo o design de processos foram implantados utilizando uma estratégia de grandes fases de modelagem e redesenho, onde era dispensado um enorme esforço para executar massivos mapeamentos de processos por meio de sessões JAD (Joint Application Design) e outras técnicas para levantamento de informações. Nos últimos anos, o conhecimento sobre BPM vêm se aprimorando e novas abordagens vêm sendo discutidas e implementadas.

Ainda existem muitos questionamentos sobre o custo-benefício de se realizar grandes movimentos de modelagem e redesenho de processos em fases distintas. Isso porque o tempo necessário para levantar, modelar, analisar e redesenhar processos demanda muito esforço, recursos e, especialmente, tempo da organização. No cenário atual, onde as empresas exigem resultados rápidos, fases longas de AS IS e TO BE são problemáticas, pois os resultados das melhorias de processos demoram para surgir. Além disso, uma iniciativa BPM onde os resultados custam a aparecer pode levar à descrença do projeto e fazer com que ele perca o fôlego prematuramente.

Entretanto, o maior impacto negativo de um plano de BPM com fases de design longas é a mudança dos processos durante a etapa de modelagem. Isso normalmente leva à perda de credibilidade nas informações sobre os processos, o que consequentemente levará ao possível fracasso da iniciativa BPM.

Sendo assim, as organizações têm optado por realizar ciclos rápidos de melhoria de processos, onde interativamente cada processo é modelado, analisado e redesenhado, antes de partir para outro ciclo de otimização. A grande vantagem desta abordagem é trazer para a organização resultados rápidos, tão necessários para que iniciativas BPM ganhem fôlego e repercussão positiva. O cuidado desta abordagem é de adotar uma visão de processos fim-a-fim, de forma a garantir que todas as interfaces dos processos – com seus pares “clientes” e “fornecedores” – façam parte desta Cadeia de Valor.

Entretanto, isso não significa que uma iniciativa de BPM não seja indicada para projetos que demandam grandes fases de modelagem e redesenho na organização. A abordagem de como será realizada a fase de design de processos depende, principalmente, dos objetivos que o projeto deseja atingir. Se o foco for atender conformidade com Sistemas de Qualidade, por exemplo, normalmente demandam o mapeamento de muitos processos, para fins de documentação.

Portanto, não há abordagem correta de como realizar as etapas de design de seu projeto BPM. Utilizar fases longas e distintas ou ciclos rápidos de modelagem e redesenho depende muito mais do objetivo que a iniciativa BPM deseja atender. Cabe a cada Gestor de Processos adotar a estratégia que melhor atenda às necessidades da organização.

(*) Nilson Yoshihara é consultor de Pré-vendas da Software AG Brasil