Com BPM, TI do Daniel Advogados identifica gargalos e sugere novas rotas

Não basta apenas entender e mapear os processos de operação da empresa de forma estática e pontual. O caminho é fazer o mapeamento dinâmico para que não haja retrocesso e perda do conhecimento. Mas a saída não é tão complicada quanto parece, pelo menos não é o caso do escritório Daniel Advogados, especializado em propriedade intelectual, que optou por implantar o BPM (Business Process Management) para mapear e monitorar todos os procedimentos envolvidos na entrega de serviços aos clientes.

A decisão, claro, não foi a primeira iniciativa do escritório. A ideia veio após a contratação da Deloitte para fazer o levantamento dos processos operacionais do Daniel. O resultado veio estampado em quatro grandes livros após cinco meses de trabalho, gerando uma única conclusão: a rotatividade das áreas do escritório jogou o conhecimento obtido aos ares.

?Sugestões de melhorias foram detectadas e implementadas. O trabalho foi feito, surtiu efeito, só que por ser estático, em papel, e resolvido de forma pontual, fez com que as pessoas, que são dinâmicas dentro do escritório, criassem um retrocesso?, pondera a gerente de TI do Escritório Daniel, Marcia Freyesleben.

A partir disso, a equipe da executiva mapeou ferramentas de mercado que permitisse simulações no processo, além de permitir incluir e retirar pessoas do sistema, gerar custos, tempo e alarmes.

Colaboradores de diferentes áreas que fazem parte do processo operacional do escritório foram entrevistados e logo as modificações foram feitas. ?Verificamos os pontos de gargalos e operamos em cima disso?, conta.

O plano estava lançado. Cerca de R$ 500 mil foram aplicados na adoção e implantação do BPM.Com a nova ferramenta, a rotina de trabalho dos cerca de 150 profissionais que compõem a equipe do Daniel Advogados no Rio de Janeiro e São Paulo mudou. A novidade impacta todas as áreas de produção, em especial as áreas de Marcas, Patentes e Contencioso.

Agora, de acordo com Marcia, se o serviço fica parado por um tempo maior que o normal em uma determinada área/etapa, um alarme é dado primeiro para o profissional responsável pela execução do serviço e depois para o seu supervisor. Não resolvendo, o alarme é automaticamente enviado ao gerente do Departamento.

Como resultado, o escritório sente que o conflito de interesses deixa de existir dando espaço a melhora de fluxo, diminuição de custo e o fim do retrabalho. ?O bom é que a ferramenta não serve apenas para fazer mapeamento e simulações, ela identifica gargalos e sugere novas rotas para que o processo fique mais rápido?, avalia. Marcia destaca que o sistema identifica possíveis problemas e os corrige e, ainda, controla o tempo gasto em cada etapa, não tolerando atrasos e garantindo que haja revisões redundantes em etapas críticas evitando desvios.

?Isso impacta diretamente em uma qualidade total?. Agora, a executiva conta que o escritório está em fase de treinamento muito intenso. Uma série de programação lista os próximos passos dos usuários por meio de uma ferramenta de treinamento da Oracle que atua junto com o BPM, da IBM.? O escritório dividiu a adoção da ferramenta em três fases: organização, padronização e otimização. A projeção é que o processo todo esteja concluído em 2013.

A primeira fase, já concluída, gerou retorno de mais de R$ 1 milhão em economia no ano. Os setores beneficiados com o BPM são administração, contas a pagar, contas a receber, contabilidade, TI, colidência, jurídico, marcas, patentes, publicação, expediente e biling center.