Colaboração ainda causa relutância nas pessoas

Se uma empresa emite sinais mistos de TI, isso é colaboração. Considere três recentes resultados de estudos:

Entre as prioridades corporativas apontadas pelo Gartner para 2010 – com base em uma pesquisa com 1.586 CIOs – ao menos quatro das seis principais tinham alguma relação com colaboração: melhorar processos de negócios, aumentar uso da informação, incrementar eficiência da força de trabalho e gerenciar iniciativas de mudanças. Mas, ainda que o Gartner tenha listado “computação social” entre as 10 tecnologias estratégicas, a consultoria não tem tanta certeza de que as companhias terão sucesso com elas. Até 2010, a empresa de aconselhamento prevê que mais de 70% das iniciativas de mídia social da TI falharão dentro das organizações de tecnologia, “passando por falhas de prover uma plataforma ou entregar a solução”.

Na pesquisa com 500 executivos de alto escalão em 17 países, a Kelton Research revelou que mais de 80% dos entrevistados acreditavam que a colaboração disseminada em toda a companhia seria a chave para o sucesso de suas empresas; 75% deles disseram que suas empresas planejam ampliar o uso de ferramentas de comunicação e colaboração nos próximos anos. Entretanto, um quarto dos participantes diz “reluta” em relação à colaboração por conta do tempo e energia que esse processo consome. Outros 38% acreditam que as pessoas se tornam muito dependentes das tecnologias de colaboração para resolver problemas que poderiam sanar sozinhas.

Em um estudo com 53 clientes de uma companhia a ser apresentado na próxima semana, o Corporate Executive Boards (CEB) revelou que a adoção do usuário das chamadas tecnologias 2.0 tem baixa adesão no início da implantação. Ferramentas como wikis, redes sociais, análise preditiva falham pela baixa adesão em pelo menos dois terços das companhias, aponta o CEB. Na outra ponta, tecnologias móveis, telepresença, comunicações unificadas e sistemas de planejamento de projeto sincronizados excedem as expectativas.

Parte do desafio para promover o crescimento da colaboração, aponta Shvetank Shah, diretor-executivo para prática de TI do CEB, está ligada ao entendimento que os departamentos de TI têm sobre as rotinas de trabalho dos usuários, essencial para escolha das tecnologias apropriadas. Colaboração não é como gerencia relacionamentos com cliente ou cadeia de suprimento, onde plataformas tecnológicas top-down pedem treinamento rigorosos e adesão aos processos. Colaboração é algo mais pessoas. As pessoas precisam, intuitivamente, ver o valor no uso dessas ferramentas e devem estar engajadas no desenvolvimento deste ambiente.

Nossa própria organização editorial é um case. Teleconferência, e-mail e serviço de mensagem instantânea estão entre nossas escolhas de colaboração. Também fazemos uso seletivo de videoconferência baseada em sala e sistemas de colaboração de documentos baseados na web. Nosso gerenciamento de conteúdo web e sistemas de publicação de revistas têm um workflow embarcado.

De um enter em “the wiki”. Nós avisamos, a maior parte da colaboração das companhias precisa acontecer em uma nova plataforma. Partes dos projetos precisam realmente ser documentadas? Ok, monte um grupo wiki. Tem uma nova política de recursos humanos ou diretiva de vendas para compartilhar? Coloque isso em uma seção apropriada de wiki. Parte de uma discussão por e-mail com mais de três participantes? Precisa mesmo de um wiki? Aniversários? Não, esqueça, assim como as diversas mensagens de feliz aniversário.

Se as pessoas usam o wiki – ou qualquer outra ferramenta de colaboração – apenas para mostrarem-se comprometidas, elas perdem o real benefício desses meios de interação. Se os usuários estão fora, não necessariamente significa que sejam anti-sociais ou porque a tecnologia é inerente, mas, sim, por não terem entendido o valor.

Existem dois tipos de colaboração: aquela que estimula ideias, resolve problemas, abraça o time e distribui experiência; e a outra usada pelas pessoas para ganhar projeção e se mostrar aos pares e chefes. A primeira tende a se propagar naturalmente, passando a fazer parte da cultura da organização, já a segunda acontece quando métodos e ferramentas são forçados e a colaboração passa a ser um exercício chato.