BPM Ágil: O futuro é agora

A palavra chave do momento é agilidade. O mercado pede por práticas ágeis e no mundo da tecnologia não é diferente. No setor de BPM, a onda da vez é o BPM Ágil, novo conceito de solução tecnológica de gestão impulsionado pelos tempos modernos e que tem como foco práticas colaborativas com o cliente e respostas muito mais rápidas a mudanças.

Mas por que estamos cada vez mais impulsionados para sermos ágeis? É algo temporário, tendência entre líderes e executivos ou o nascimento de uma nova ordem mundial em gestão empresarial com Business Process Management?

Bem, a questão, apesar de marcadamente mais presente na atualidade surgiu no começo do século 21 com o chamado Manifesto Ágil, que revolucionou a relação das empresas com seus processos de gestão, resultados, clientes e mercado.

O Manifesto Ágil é composto por quatro pontos principais:

– Indivíduos e interação entre eles – mais que processos e ferramentas
– Software em funcionamento – mais que documentação abrangente
– Colaboração com o cliente – mais que negociação de contratos
– Responder a mudanças – mais que seguir um plano

Essa filosofia de trabalho tem por foco entrega, resultado e avanço – divididos de forma que seja possível mensurar entregas parciais e medir e adaptar o avanço do trabalho como aprendizado, fazendo um contraponto ao método tradicional que prega a escrita de longos documentos e tentativas de planejamento com detalhamento, escopo fechado e contratos “amarrados”.

Jeff Sutherland, em seu livro “Scrum –  a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo”, descreve muito bem essa filosofia ágil fornecendo vários exemplos aprendidos na prática de anos de vivencia no FBI e em grandes organizações no mundo todo. Segundo ele, algumas questões são fundamentais:

– Planejar é útil. Seguir cegamente os planos é burrice.
– É necessário constantemente inspecionar com o objetivo de ADAPTAR.
– TUDO MUDA. Mude, se adapte, ajuste ou fracasse.
– Se for fracassar, que seja rápido para que possa corrigir o problema o quanto antes.
– Demonstre o trabalho rapidamente. O cliente não sabe exatamente o que deseja; ele precisa ver, sentir, validar. Ou seja, torne o trabalho visível.

Mas o que isso tem a ver com BPM? Ou melhor, com sistemas de Business Process Management (BPMS) e automação de processos?

Quando falamos em desenvolvimento de software, não podemos deixar de lado algumas estatísticas – como demonstra o quadro abaixo.

Os dados revelam que o grande problema dos retrabalhos e projetos de fracasso estão no levantamento, detalhamento dos requisitos.

Mas por quê? Será que quando alguém imagina uma necessidade, um sistema ou parte dele, ou um processo, sabe exatamente o que quer ou precisa?

O que é muito comum hoje, por exemplo, é ver um gestor solicitando uma necessidade, um analista detalhando, a área de desenvolvimento implementando – e após seis meses de projeto a entrega é feita com “detalhes faltando”. Daí, surgem algumas perguntas bastante pertinentes.  Será que o analista “não entendeu exatamente” o que deveria ser feito? Será que o programador “não entendeu o que analista especificou”? Será que o fornecedor não detalhou o escopo suficiente? Será que o cliente mudou o que queria? Será que… será que… será que….

É um mar de ‘será que’. Acredito que muitos que passaram por algum desenvolvimento devem ter vivenciado situações como essas. E é aí justamente que entra o conceito de Ágil – ou melhor, de BPMS Ágil.

Com um BPMS, o detalhamento do requisito pode ser feito dentro da própria ferramenta. BPMS modernos permitem isso de uma forma muito simples e rápida. Ou seja: ao invés de demorar, por exemplo, duas semanas para o analista de negócio detalhar os requisitos em um documento, ele cria na hora telas reais dentro do próprio sistema e todos os envolvidos podem validar e aprender, inspecionar e adaptar qualquer coisa rapidamente. Em seguida, ele pode já implementar os fluxos ou parte deles – para novamente inspecionar e adaptar. E na sequência desenhar as regras e detalhes de telas. Ou seja, a agilidade de todo o processo passa de meses para semanas ou até dias.

O gráfico a seguir mostra bem isso: o modelo tradicional em que o projeto todo (ou parte dele) é realizado com gastos de tempo e dinheiro e o aprendizado vem somente no final de tudo, quando as pessoas começam a ter contato com a entrega.

 Já no BPM Ágil, a história é outra.

Através da filosofia ágil de entregas rápidas, validação e adaptação (e no caso do BPMS, DENTRO DA PRÓPRIA PLATAFORMA), o protótipo de tela não é “fake”, feito em Word, Excel – e sim no próprio BPMS. É o que temos visto na prática. Como comentei resumidamente acima, há ciclos de entregas parciais que vão dando aos envolvidos VISIBILIDADE e CRESCIMENTO DO CONHECIMENTO daquilo que realmente desejam e precisam, já logo no inicio do projeto e não no final, possibilitando assim um rápido aprendizado de toda a equipe (cliente, quem está implementando, usuários etc) com poder e tempo ágil de adaptação – e sem mudanças traumáticas, se comparadas às que ocorrem no final. 

O BPMS Ágil habilita dentro de um único ambiente a essência do manifesto ágil, que nada mais é que:

– Indivíduos e interação entre eles – mais que processos e ferramentas
– Software em funcionamento – mais que documentação abrangente
– Colaboração com o cliente – mais que negociação de contratos
– Responder a mudanças – mais que seguir um plano

Também podemos falar em alguns princípios vitais à gestão de excelência no mundo corporativo:

– Satisfação do cliente através de entregas rápidas e contínuas de modelos de processo;
– Flexibilidade – capacidade de adaptação rápida, redução de incertezas e retrabalhos
– Ritmo constante de andamento dos trabalhos de design do processo já automatizado, com autonomia e auto-organização interna da equipe;
– Ciclo de evolução mais constante – proporciona aprendizado mais intenso e rápido com entregas mais curtas e revisão constante; lições aprendidas que contribuem para uma evolução da visão de negócio e técnica.
– Simplicidade e redução de retrabalho
– Lições aprendidas e análise constante de melhorias 

As atuais demandas do mercado corporativo global exigem evolução a toque de caixa. As empresas que quiserem se sobressair devem usufruir do BPM Ágil como forma de obter já, no aqui e agora, resultados em todas as pontas do negócio. Ser visionário é estar na frente e com o BPM Ágil o futuro é agora.

(*) Tiago Amôr é Diretor de Operações da Lecom S/A