Office 365: a migração manual de dados

Existem diversas ferramentas automáticas para migração de dados do Google Apps para o Office 365, incluindo o Quest OnDemand Migration for Email, da Dell e o AgileAscend, da Agile IT. Você deve considerar usar um desses produtos – mesmo que esteja mudando apenas alguns usuários, como foi meu caso – ou vai levar tempo demais.

Acreditando demais em minhas próprias habilidades, eu imaginei que o processo fosse demorado, mas não tão desafiador. A migração me tomou mais de dois dias – embora eu estivesse trabalhando em outras coisas o mesmo tempo – e ainda estou solucionando pequenos problemas que causou.

Se você procurar por técnicas de migração na Internet, vai encontrar muitos conselhos péssimos, a maioria deles envolvendo o uso de IMAP. Felizmente, você somente terá de seguir esse caminho se você ainda for um dos antigos usuários gratuitos do Google Apps. Se você for um cliente do Google Apps for Business, você tem suporte Exchange ActiveSync para acesso a calendários, contatos e e-mail, e este é o segredo para uma migração muito mais objetiva. Se você não tem usado o Google Apps Migration For Microsoft Outlook e Google Apps Sync For Microsoft Outlook para acessar seu e-mail, calendário e contatos do Google Apps, agora é a hora de configura-los.

Existem duas formas de proceder: no Outlook, exporte todos os dados de cada conta para um arquivo PST. Então, depois de se conectar na conta Office 365, importe o arquivo PST. A segunda forma é conectar ambas as contas Google e Microsoft na mesma sessão do Outlook e arrastar o conteúdo de um para o outro.

Parece muito simples, e no final dá certo, mas não foi tão fácil como se imagina. Primeiro, eu tentei a segunda opção, o método de arrastar e soltar. Mas estava lidando com contas muito grandes e com muitos gigabytes de dados, e o Outlook não estava preparado para tal tarefa. Eu não sei as causas exatas, mas sempre que tentei arrastar e soltar ou copiar e colar, o Outlook simplesmente não respondeu. Talvez a migração até estivesse acontecendo e apenas a UI não estivesse respondendo e, se eu deixasse quieto por algumas horas, a migração se completaria, mas eu decidi não esperar, pelo uso sensato do meu tempo.

O outro método funcionou melhor, embora o Outlook também não goste de arquivos PST ­­­­muito grandes e também não responda ao importa-los. Obtive melhores resultados criando arquivos PST parciais – apenas o calendário, apenas contatos e diferentes partes do e-mail – e importando um por vez.

O principal problema que me restou – e é um problema comum – é a entrada duplicada em contato. Não importa quantas vezes você diga ao programa de importação para não importar duplicatas, ele faz de qualquer jeito. (imagem)

SkyDrive Pro: despreparado para o horário nobre

Na minha história anterior sobre o caso de negócio para a migração do Google Apps para o Office 365, eu critiquei ambos os produtos de nuvem por suas ferramentas de armazenamento de arquivos: Google Drive e Microsoft SkyDrive Pro, respectivamente. Ambos precisam fundir storage e ter quotas de usuário. Mas no fim das contas, o SkyDrive Pro é mais decepcionante.

A primeira coisa que se deve saber sobre o SkyDrive Pro é que ele não é uma versão profissional da oferta SkyDrive para consumidores, mas uma reformulação do SharePoint MySites. Portanto, ele não interopera com a versão de consumidor do SkyDrive e não funciona no aplicativo­­­s do SkyDrive para iOS e Android, embora venha com suporte ao Mac. E, se você tiver um Windows Phone, terá acesso aos dados no seu SkyDrive Pro. Dê uma lida no que diz a Microsoft sobre “as diferenças entre o SkyDrive e o SkyDrive Pro” para mais detalhes.

Não sinto falta do Gmail

Uma das “inovações” do Gmail foi abandonar o tradicional modelo de pastas hierárquicas. No Gmail, você não copia ou move mensagens para pastas – você adiciona marcadores. Os marcadores em si podem ser hierárquicos, mas a grande diferença é que uma mensagem individual pode ter mais de um marcador. Se pensarmos nos marcadores como pastas, isto significa que uma mensagem pode existir em mais de uma pasta. Outra forma que o Gmail se diferencia do e-mail tradicional é arquivando mensagens, o que as tira da caixa de entrada, mas as mantém disponível por meio de busca. Eu nunca soube exatamente como, mas, frequentemente, o Gmail arquivava minhas mensagens mesmo sem minha intenção. Eu não sabia que termo buscar, a mensagem sumia.

Agora que estou de volta ao modelo clássico de pastas, estou mais feliz e tudo parece mais lógico. Ainda posso buscar e encontrar o que quiser e as mensagens não desaparecem misteriosamente. A função de arquivamento automático do Outlook, que move itens para um arquivo PST, é inábil em comparação a do Gmail, mas é muito mais flexível e existem diversos produtos terceirizados para assistir na busca e no arquivamento com o Exchange.

Office 365 custa muito mais

Avaliar os preços das duas ofertas pode ser complicado, mas, no final das contas, o Office 365 é bem mais caro, uma vez que você passa pelos pacotes mais baratos.

No ano passado, o Google encerrou a versão gratuita do Google Apps, mas continua em vigor para os clientes antigos. Existem diversos outros pacotes, mas, para os negócios, o preço é basicamente US$ 5 por usuário/mês ou US$ 50 por usuário/ano.

São diversos preços para o Office 365, para pequenas, médias e grandes empresas. Tem também a edição Home Premium, que custa US$ 100 por ano e suporta até cinco PCs ou Macs. Eu optei por um pacote de negócio porque quero funções como o SharePoint. Embora eu não tenha a intenção de mantê-lo por muito tempo, eu migrei para uma versão de avaliação do Office 365 Small Business Premium, que custa US$ 15 por usuário/mês ou US$ 150 por ano.

O que justifica o preço três vezes mais alto? Muitas funções de gerenciamento e uma assinatura para todos os seus usuários da versão completa mais recente do Office para desktop. Com o tempo, provavelmente mudarei para a versão não-premium Office 365 Small Business, que custa razoáveis US$ 6 por usuário/mês ou US$ 60 por usuário/ano.