Automação chega aos escritórios de advocacia

O escritório Fernando Rudge Leite garante que seu faturamento subiu 30%, apenas com a automação dos processos internos. A banca foi uma das primeiras a adotar o SISJURI, da BCS Informática, e iniciou a implementação do GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) da iManage, distribuído também pela BCS, que adaptou o sistema para atender a empresas de porte médio.

"Criamos um projeto de implantação de prateleira. Desta forma, em apenas dois meses, o Rudge Leite terá todos os recursos da solução em funcionamento", explica Henrique Barreto Aguiar, diretor da BCS.

Com mil clientes cadastrados, a advocacia produz cerca de 60 peças diariamente, entre contratos e petições, e cresce a um taxa média anual da ordem de 20%, o que fez ampliar as fontes de trabalho jurídico. Outra particularidade é a crescente especialização em determinadas áreas, que exigia padronização no armazenamento do conhecimento.

Neste contexto, a gestão de documentos, tornou-se vital para manter o nível de prestação de serviços, além de dar continuidade ao crescimento. De acordo com Fernando Rudge Leite Neto, um dos sócios da empresa, o volume atual de documentos torna impossível manter a eficiência sem o GED.

O advogado explica que o principal problema não é a demora para encontrar um arquivo, mas o risco de não localizá-lo. "Existe uma imensa massa de conhecimento. O GED é a ferramenta para mantê-la acessível a todos", acrescenta.

Com recursos de pesquisa, o aplicativo agiliza em 60% o tempo de procura de arquivos, realizando buscas associadas ao cliente, a casos ou assunto. "Se quero saber tudo que existe sobre ‘propriedade industrial’, por exemplo, basta digitar que o sistema encontra", afirma.

O aplicativo vai facilitar ainda o fluxo de trabalho, permitindo o acesso somente ao arquivo mais atualizado. "O módulo de controle de versões é fundamental para a elaboração de contratos. Extingue versões diferentes do mesmo documento, sem perder o histórico de desenvolvimento", completa Rudge Leite Neto.

A empresa não revela quanto investiu, mas afirma que em menos de seis meses vai recuperar o investimento. Ao todo foram 30 licenças, que cobrem o corpo jurídico – advogados e estagiários – bem como alguns funcionários administrativos. "Temos 12 advogados em São Paulo, um no Rio de Janeiro e um em Piracicaba, além de 12 estagiários", comenta.

Rudge Leite explica que o próximo passo é implantar outros módulos do iManage como o de gestão de conhecimento e o portal. Desta forma, pretende permitir o acesso do cliente a todos os documentos relativos ao seu caso . "A transparência de todo o processo será total", acrescenta.

A implantação será feita em duas etapas com o intuito de gerar cultura interna. A primeira já foi iniciada e a segunda vai instalar outros módulos do iManage. Três técnicos e o pessoal de suporte estarão envolvidos diretamente na implantação, que exigiu apenas um servidor dedicado, com capacidade de 72 Giga, um Giga de memória e um processador pentium 4. O escritório possui 40 micros.