Gestão de projetos e demandas ainda é desafio

Falar de governança pode parecer chover no molhado, mas dentro de um tema tão amplo e importante à área de tecnologia da informação, focar em ações pontuais vem como um formato interessante para discorrer sobre a temática. No caso da AGCO, André Correa levou para o IT Forum 2012 um case sobre como melhor gerir as demandas e projetos da empresa, algo que, de forma geral, costuma ser um ponto que causa muita divergência. O melhor do projeto foi lançar mão da criatividade para solucionar a questão.

A história começou há cerca de dois anos quando o comitê diretivo de tecnologia, onde participa toda a diretoria da fabricante de tratores, passou a pressionar sobre o retorno do capital investimento e a TI tinha que, de alguma maneira, contabilizar o ROI dos desenvolvimentos. ?Precisávamos melhorar o retorno dos projetos e do dinheiro aplicado em manutenção e, em muitos casos, eles não trazem benefícios à companhia, mas para o usuário?, comenta Correa.

Até 2008 todo o planejamento da TI era em Excel. Mas, além da TI, era preciso consolidar as demandas dos usuários. O financeiro compilava, mas o resultado ficava escondido das outras áreas. A partir dessas mudanças, eles passaram a trabalhar para tornar o processo mais transparente, a partir de reuniões. Mas como tempo é dinheiro, eles precisavam manter a transparência e abrir mão dos encontros. ?Chamamos uma consultoria para ajudar e implantamos uma plataforma de colaboração?, sim, toda a gestão de demandas é via uma plataforma da empresa Brightidea, dentro de um grande projeto batizado de AGCO Bit$! (Business Improvement and Transformation with IT). Às áreas de negócio, coube aponta quem faria inclusão de projetos estratégicos. ?Colocamos na plataforma todo plano estratégico do negócio. Veio com isso possibilidade de inovar processos e ferramentas, agregando valor e alinhado à estratégia do grupo.?

A partir da plataforma de colaboração é possível coletar e compartilhar ideias e oportunidades que podem agregar valor ao negócio por meio da comunidade. Dentro da iniciativa, eles mudaram o nome de demanda para oportunidade de negócio. Como tudo pede um processo de aculturação, hoje ainda chegam pedidos sem mensuração de resultados. ?Mas queremos que olhem TI com olhos diferentes, até para agregar receita de soluções de TI.? A solução trouxe uma classificação do que é manutenção, projeto intermediário e as iniciativas transformadoras, tudo isso como forma de mostrar às áreas de negócio a importância de solicitar algo que poderá fazer a diferença para a corporação como um todo. ?A expectativa é que a quantidade de solicitações de mudanças caia, já que muitas não geram valor.?

Lidando com pressões comuns a qualquer TI, o pessoal da AGCO quer, no final das contas, mudar o retrato da TI de eterna devedora ? pela grande quantidade de projetos convivendo com equipe reduzida e orçamento menor. Para isso, Correa reconhece a necessidade de mudança de enfoque com melhoria no processo de gestão de projetos e demandas e, também, um esforço contínuo com as áreas de negócios para que deixem de solicitar ou demandar coisas que, em algumas ocasiões, nem são utilizadas, prejudicando, inclusive, o SLA dos sistemas aplicativos.

?O intuito é que todos vejam o que foi pedido e critiquem, até por questão de priorização do projeto. TI não decide mais aspecto político, é o negócio; se aprovarem algo que não traz benefício, todos saberão?, conclui Correa.