eSocial: 3 cuidados essenciais no envio dos dados da folha de pagamento

Começa hoje (8/5) a terceira fase do projeto eSocial, com o recebimento dos eventos periódicos das empresas com faturamento anual superior a R$78 milhões em 2016. A partir de hoje, esse grupo está obrigado a transmitir os dados da folha de pagamento ao governo federal.

Essa fase é considerada uma das mais críticas, uma vez que grande parte das movimentações nas empresas é formada por eventos periódicos. De acordo com a gerente de Planejamento da LG lugar de gente, Sáttila Silva, a orientação é que os desligamentos realizados entre os dias 1º e 7 de maio, deverão ser enviados a partir de hoje, incluindo as informações de verbas rescisórias. “Outro ponto que vale reforçar é que os eventos não periódicos como admissões, afastamentos e férias, além dos eventos iniciais e de tabelas, continuam sendo recebidos pelo sistema”, destaca a gerente.

Silva lista ainda três cuidados que as companhias devem ter ao enviar os dados de folha de pagamento ao eSocial:

1- Atenção ao envio das rubricas

Sáttila ressalta que ao enviar as informações das remunerações dos trabalhadores, elas precisam constar na tabela de rubricas (Tabela 3 do leiaute eSocial). “É muito importante entender como funciona a tabela de rubricas, pois pequenas falhas podem gerar graves problemas. O governo irá considerar essas informações para base de cálculo do FGTS, IRRF, INSS e Sindical Laboral. Por isso, é imprescindível garantir a adequação dessas incidências, pois elas terão um ‘efeito cascata’, ou seja, uma alteração pode afetar diretamente os demais dados”, comenta a gerente.

2- Cautela com o fechamento da folha

Muitos empregadores possuem em sua folha de pagamento diversos valores correspondentes não somente ao salário contratual, mas também comissionamento e deduções de convênios. Para apurar o valor devido ao colaborador, Sáttila reforça que a companhia deve estabelecer um cronograma mensal, acordando com seus fornecedores e colaboradores a notificação de informações que afetem os valores das verbas a serem apuradas naquela competência. A gerente cita como exemplo a entrega dos recibos de pagamentos referentes a prestação de trabalho em outras empresas por parte do colaborador, para que haja a correta apuração da contribuição social.

Além disso, Sáttila destaca que o cálculo da folha de pagamento tem que estar alinhado aos acontecimentos registrados nos eventos não periódicos, pois eles podem refletir diretamente na remuneração devida ao colaborador. Desta forma, as empresas que estabelecem uma data de corte para o cálculo devem avaliar que medidas serão adotadas para as movimentações que ocorrerão após o fechamento do ciclo.

“As folhas fechadas antecipadamente, sem respeitar todo o período de competência, serão uma dor de cabeça com a entrada do eSocial. Porque pode haver divergência de valores e isso irá se refletir nas movimentações de eventos não periódicos previamente enviados ao governo”, destaca Sáttila Silva.

3- Fique de olho nos encargos

Outro ponto relevante é conferir se os valores que foram processados na folha de pagamento batem com aqueles que foram gerados para o governo, pois eles terão impacto diretamente no recolhimento dos encargos. Sendo assim, as empresas devem aproveitar os primeiros meses de envio dos eventos periódicos para conferir os valores das guias de recolhimento (GFIP, GPS, GRRF, dentre outras) com a DCTF Web e a GRFGTS, que serão geradas através dos sites dos entes participantes do eSocial e substituirão as atuais guias.

Sáttila completa que, nessa etapa do projeto, haverá a definição do cronograma de descontinuidade das obrigações atuais, sendo que a primeira será a GFIP. “A previsão é de que a partir de julho a GFIP seja descontinuada e o recolhimento seja feito pela DCTF Web”, finaliza.