Escola paulista moderniza processos com troca de ERP

O setor de educação tem ganhado muita atenção no País. A proliferação de instituições de ensino superior trouxe grande preocupação com o aprendizado de base, envolvendo desde a educação infantil até o ensino médio. Se do lado das instituições públicas os avanços demoram e caminham a passos lentos, quando se parte para um raio X do setor privado, entretanto, o retrato que se tem é de investimentos tanto em profissionais gabaritados, o que ajuda dar mais qualidade de ensino e atrair alunos, quanto na infraestrutura para suportar o crescimento. E a TI tem dado grandes contribuições.

Consciente das mudanças que vinham ocorrendo no segmento, o Colégio Visconde de Porto Seguro, em São Paulo, recrutou Gustavo Beserra, atual gerente de TI da instituição, para comandar a modernização do departamento de tecnologia. “A parte de sistema contava com uma estrutura de desenvolvimento interno e as plataformas tinham poucos recursos. Queríamos mudar o modelo para ter resultados mais rápidos.”

Com um trabalho árduo e desafiador pela frente, Beserra começou por uma avaliação do que poderia ser feito. Em março de 2006, pouco tempo depois de contratado, saiu em busca de um sistema para atender às necessidades do colégio. Foram seis meses avaliando fornecedores, período que também aproveitou para conhecer o dia a dia da instituição e mapear as necessidades. “A ideia era algo especial para mercado acadêmico e não há muita opção. O sistema da Totvs [que foi escolhido] atua no acadêmico, financeiro e gestão”, justifica a decisão, explicando que a possibilidade de trabalhar com diferentes fornecedores havia sido descartada. “Buscamos um ERP especializado, mas que atendesse tudo de forma integrada. É uma mudança difícil.”

A compra ocorreu em janeiro de 2007 e a implantação teve início em fevereiro do mesmo ano. O processo para colocar todos os módulos em funcionamento – back office, sistema de gestão (administrativa, financeira, compra e folha) e gestão acadêmica, ponto e estratégica – levou um ano. “Fizemos um trabalho de levantamento de processos, treinamento e partimos para a implementação, que é rápida. Trocamos e, em janeiro de 2008, iniciamos a operação. Durante todo o ano trabalhamos também para ajustes e relatórios.”

Sem alternativas

De acordo com Beserra, uma das dificuldades encontrada no caminho para implantação da plataforma foi a falta de opções de soluções específicas para este mercado. “Percebe-se que as empresas têm demanda por profissionais e um pouco de conflito. Falta gente qualificada para implantar na velocidade necessária. O mercado precisa evoluir”, alerta. A implementação foi feita pela Totvs, bem como o serviço de consultoria. Ele conta que possui uma infraestrutura interna no colégio que contribuiu para o processo. A equipe que Beserra coordena conta, atualmente, com 17 pessoas.

O trabalho do gestor, entretanto, não se resumiu apenas em modificar a plataforma de gestão. Para suportar o novo sistema, o Visconde de Porto Seguro precisou promover atualização dos hardwares. O sistema antigo era descentralizado, com um servidor na unidade central e “mini-CPDs” em cada endereço – a instituição possui seis unidades. “Quando consolidei com a Totvs, comprei hardware e coloquei tudo no mesmo data center. Mas, por outro lado, hoje dependo muito de telecom, por conta dos links de alta velocidade (100 megabites) que interligam as unidades”, pondera.

Resumindo os benefícios, Beserra exalta a flexibilidade que ganhou. Com modelo interno ele não conseguia ter uma visão do grupo como um todo e qualquer nova necessidade criava dependência grande de pessoas. Algumas ferramentas, no entanto, como o lançamento de notas, que funcionava bem, foram mantidas e integradas ao ERP da Totvs. Nenhuma adaptação do sistema de gestão da fabricante foi requerida, eles preferiram adaptar o negócio à plataforma para que fossem criados processos padrões, impedindo, assim, diferenças entre as unidades.

“Hoje temos processos mais bem consolidados”, comemora. O colégio, que tem em torno de 10,5 mil alunos e 850 professores, ganhou também em na amostragem de resultados. Com a nova plataforma, a TI consegue, por exemplo, permitir que um dos cem usuários do sistema gere relatórios com estatísticas de acompanhamento do aluno. A atualização cadastral melhorou e o fato de usar plataforma web, na visão do gestor, “deixa a instituição mais bem preparada para mudanças.”