Digital Workplace: Cinco recomendações para implementação do conceito

Outro dia, em uma conversa
animada com alguns CIOs, levantei o assunto “Digital  Workplace”. Fiquei surpreso com a reação.
Silêncio por algum tempo e depois algumas perguntas como “que é?”, “é
mesma coisa que intranet?. Ficou claro que não havia consenso sobre o assunto. Assim,
a discussão derivou primeiro para conseguirmos chegar a um consenso sobre a definição de Digital Workplace.  Entendemos no final
que “o trabalho é o que você faz e não o local onde você vai e que Digital
Workplace  é o conjunto de tecnologias e
práticas que permitem trabalhar de forma colaborativa exercendo todas as
atividades de qualquer lugar (casa, escritório, aeroporto),  a hora que for preciso e a partir de qualquer
dispositivo”.

E o que motiva uma empresa a colocar em prática uma
estratégia de Digital Workplace? Foi entendimento de todos, durante a conversa,
que os problemas de mobilidade urbana nas grandes cidades e suas consequências,
como a perda de produtividade e o aumento do stress dos funcionários, não serão
resolvidos a curto e médio prazo. Todos concordaram também que o avanço da disseminação da
Internet, mobilidade e plataformas sociais cria um novo cenário. E que a
geração denominada nativos digitais está cada vez mais presente nas empresas. Finalmente, todos os funcionários, independente de
geração, querem mais qualidade de vida, e indiscutivelmente, flexibilidade no
trabalho.

Ora, se a tecnologia não é impeditiva, o que nos leva a
desconsiderar a adoção de um Digital Workplace? Foram citados aspectos
culturais, reação à mudanças e a legislação obsoleta que temos. Mas eles seriam
impeditivos intransponíveis ou poderiam ser contornados?

A partir daí a conversa fluiu bem legal e quero compartilhar
aqui os insights gerados.

No mundo atual a velocidade das mudanças acelera a cada dia. O trabalho está cada vez mais colaborativo e
trabalhar em equipes é o procedimento padrão hoje.  Colaboramos com outros funcionários para as
atividades do dia a dia, para gerar novas ideias, analisar informações e tomar
decisões.

Interagimos com os clientes de forma crescente. Aliás, em
muitos negócios os clientes já estão dentro dos processos de negócio das
empresas, como em bancos e empresas aéreas. Nós mesmos, enquanto clientes,
exercemos atividade bancárias e aeroviárias que há uns dez anos atrás eram feitas
exclusivamente por funcionários das empresas fornecedoras desses serviços. Interagimos
com o staff administrativo para submeter um reembolso de despesas e com o RH
para resolver uma pendência de férias. Enfim, organizações atuam de forma interativa
e colaborativa todo o tempo.

A geração dos chamados nativos digitais está cada vez mais
numerosa nas empresas. Eles entram acostumados a usar diversas tecnologias e
esperam continuar as usando no trabalho. São íntimos da tecnologia e se sentem
desamparados se forem impedidos de a usarem. Para a geração digital um
smartphone , um tablet e seus apps são como papel e caneta para a geração
analógica. Revista para eles é um tablet que não funciona. Receiam mais a
obsolescência tecnológica do que a perda de seus empregos.

A separação entre trabalho e vida pessoal está cada vez mais
tênue e, enquanto  trabalhamos interagimos
com nossos colegas, sejam estes da própria empresa ou de outras, interagimos com
nossos familiares, resolvemos problemas com clientes ou mesmo pessoais,  e reservamos uma passagem aérea, seja para
uma viagem a trabalho ou lazer. Tudo em multitarefa. Na prática dissemina-se
mais e mais o conceito das pessoas poderem gerenciar sua vida pessoal do
trabalho, relembrando que a separação entre trabalho e vida pessoal está cada
vez mais tênue.

Neste contexto é que o conceito de Digital Workplace precisa
ser debatido. Não é uma simples questão de tecnologia, mas uma possibilidade potencial
da empresa conseguir vantagem competitiva com aumento da produtividade e
retenção dos melhores talentos. É uma questão de estratégia de negócios.

Um dos presentes à conversa levantou um ponto interessante. Muitas
empresas criam iniciativas para usar redes sociais como Facebook, YouTube e
Twitter e se engajarem e colaborarem com seus clientes, mas esquecem que seus clientes
também são seus funcionários. As mudanças de hábito dos clientes, sua demanda
pelo uso de novas tecnologias de fácil uso e intuitivas, também são demandas por
seus próprios funcionários. E este fato acaba ficando em segundo plano.

Passamos então a listar
então empresas que sabíamos ter estratégias conhecidas de engajamento digital
com seus clientes mas que, internamente, ainda atuam no papel e caneta, com uma
simples intranet unidirecional como apoio 
ao modelo de trabalho. E a lista ficou longa…

Como abraçar o
Digital Workplace?
Primeiro é necessário uma motivação forte. O modelo de trabalho que usamos hoje
é adequado às necessidades da empresa? A produtividade está abaixo do seu
potencial? Não sabemos, não é? Então um primeiro passo é fazer um diagnóstico sobre
 o status atual (nível de produtividade,
satisfação dos funcionários, etc.) e desenhar uma estratégia de curto, médio e
longo prazo.

Mudanças sempre geram reações e estas não devem ser
subestimadas. Já vi casos de sucesso de Digital Workplace serem apresentados em
eventos internacionais quando, na prática, seu uso continuou extremamente
limitado por questões culturais inerentes à empresa e falta de adesão dos
executivos seniores, que se tornaram barreias intransponíveis.

Depois do diagnóstico nada melhor que um projeto piloto limitado
em escopo, que avalie não apenas as tecnologias adotadas,  mas a reação dos funcionários e da gestão da
empresa ao novo modelo de trabalho. À medida que o piloto mostre resultados
positivos e seja refinado, amplia-se sua utilização até o momento em que toda a
organização, provavelmente, estará atuando sob o conceito de Digital Workplace.

E o trabalho não para aí. Os ajustes devem ser contínuos, mesmo
porque novas tecnologias sempre surgirão e poderão provocar mudanças comportamentais
que precisam ser refletidas no modelo de trabalho.

Outras recomendações interessantes que surgiram da conversa:

1 – A estratégia de Digital Wokplace não deve ser ação
isolada de TI mas estratégia da corporação, com forte atuação do RH e outras
áreas como jurídico e, principalmente, adesão dos executivos seniores.

2 – As empresas têm diversas gerações em seus quadros e
portanto não podem criar um modelo único, mas entender que os níveis de conforto
e interesse com as tecnologias variam bastante. Existem os nativos digitais, que
nasceram com a Internet como pano de fundo e para os quais o seu uso é natural;
os naturalizados digitais, que vieram do mundo analógico mas se adaptaram muito
bem ao mundo digital; os migrantes, que aceitam com alguma relutância o mundo
digital, mas conservam muitos dos seus hábitos; os turistas, que são bastante
relutantes no uso da tecnologia, limitando o seu uso ao mínimo necessário,
visitando o mundo digital apenas para executar uma tarefa, retornando rápido à
sua zona de conforto; e os eremitas, que não usam as  novas tecnologias de comunicação e informação….
são raros, mas ainda existem dentro das empresas.  Se o foco é aumentar produtividade, ignorar
este fato será contraproducente.

3 – Medir continuamente o resultado da estratégia. Qualquer
investimento precisa trazer algum retorno à empresa e isto obviamente demanda
mensuração constante, até mesmo para avaliar se a trilha percorrida está
correta. Se o objetivo foi aumentar produtividade, quanto foi este aumento? Se
o objetivo foi aumentar o nível de colaboração e incentivar a inovação dentro
da empresa, que resultados foram obtidos?

4 – Não force a situação. A adesão tem que ser natural e
isso só acontece quando os funcionários identificam o que têm a ganhar saindo
de sua zona de conforto e indo para um novo modelo de trabalho. Comunicação é a
palavra chave neste caso.

5 – Não comece pela tecnologia. De maneira geral os
fornecedores de tecnologia tendem a mostrar um quadro bem mais róseo que a
realidade propondo que o Digital Workplace apareça naturalmente com a aquisição
de sua tecnologia. Não é verdade. Sem tecnologia nada acontece, mas a mudança é
muito mais conceitual e cultural que tecnológica. A tecnologia é um meio e o não
um fim em si mesmo.

 

(*) Cezar Taurion é CEO da Litteris Consulting, autor de seis livros sobre Open Source, Inovação, Cloud Computing e Big Data