Conheça cinco vantagens de gerenciar as impressões de sua empresa

Responda rápido: você consegue estimar quanto sua empresa gasta com impressões todos os meses? Muitos empresários não têm conhecimento desse número e os que sabem costumam se assustar com as despesas envolvidas.

O investimento necessário para manter esse serviço nas organizações é um dos principais custos do ambiente corporativo – e o que possui maior potencial de economia. Entretanto, é necessário ter uma gestão completa para identificar os problemas e pontuar as soluções. Confira cinco motivos para sua companhia investir em um gerenciamento de impressões.

1 – Melhore a eficiência e reduza o desperdício de suprimentos

Um documento aqui, um relatório ali e o empresário nem percebe o impacto que essas impressões têm no dia a dia. A consultoria Gartner estima que 3% dos lucros de uma empresa é desperdiçado com papéis, impressões, suprimentos e armazenamento de arquivos e 50% do desperdício é em papel – números elevados em um cenário de intensa competitividade econômica. Com o gerenciamento na área, os profissionais imprimem apenas o que for necessário, reduzindo os gastos com suprimentos e melhorando a eficiência da área.

2 – Consiga reduzir os gastos desnecessários

Melhorar a eficiência implica em identificar falhas no processo – o que leva naturalmente a uma redução nos gastos. O processo de impressão de uma empresa envolve vários fatores que muitos não percebem, como a manutenção de equipamentos, papéis, toner e demais suprimentos. Quando os profissionais conseguem reduzir a quantidade de impressões, reduz também as despesas da área – uma economia que pode chegar a 30% do total. Esse valor pode ser investido em outros departamentos e melhorias.

3 – Descubra como ela pode ajudar na estratégia da empresa

O gerenciamento de impressão fornece relatórios, permitindo que o empresário tenha uma visão clara da área. Além disso, esses documentos oferecem informações precisas que podem ser utilizadas para otimizar outros setores. Atualmente os dados constituem um ativo importante nas organizações. Com eles, os profissionais conseguem melhorar a tomada de decisão e definir melhor o planejamento da companhia.

4 – Identifique atualizações e melhorias nos equipamentos

Sem um gerenciamento adequado, a empresa não consegue realizar trabalhos preventivos com todos os equipamentos do parque de impressões. Dessa forma, os profissionais só descobrem um problema com as máquinas quando já é tarde demais, o que encarece o conserto ou exige até a troca completa por um produto mais novo. O ideal é conseguir prever quando uma solução começa a dar problemas, facilitando o reparo sem impactar a produtividade e o orçamento.

5 – Conte com o apoio de uma equipe especializada

Por fim, o gerenciamento de impressões deve ser feito por profissionais especializados no assunto e não por setores que têm outras prioridades. A melhor forma de realizar essa tarefa é contar com o apoio de uma empresa especializada no assunto, que oferece consultoria e serviços de ‘outsourcing’. Assim, a gestão de todas as impressões é feita sem sobrecarregar os colaboradores e, principalmente, permitindo que a organização possa se dedicar exclusivamente ao seu ramo de atuação.

*Rodrigo Reis é diretor comercial e sócio da Reis Office, empresa líder em ‘outsourcing’ de impressão e soluções para digitalização, transmissão e armazenamento de documentos.