Como uma PME recriou TI focando em cloud computing

Considere uma revisão literária do provérbio ?se não pode vencê-los, junte-se a eles?. Conforme a Great Books Foundation se adapta às grandes mudanças na indústria editorial e na forma como as pessoas leem, ela também reformulou a estratégia de TI para a era moderna. A fundação educacional sem fins lucrativos mudou muitas de suas operações para a nuvem, confiando em novas tecnologias para promover um antigo meio: o livro.

?Estamos envolvidos nessa transição educacional, dos livros impressos para e-books e e-material?, disse o CFO da Fundação, James Linday. ?E, é claro, ninguém realmente sabe como isso vai funcionar em larga escala.?

A Great Books segue rumo ao desconhecido enquanto mantém os negócios usuais: cerca de 1 milhão de estudantes, 35 mil professores e 800 grupos usam seus programas. A organização também mantém uma loja online completa e realiza tudo isso com apenas 50 funcionários e uma pequena equipe de TI. Enquanto a Great Books tenta responder grandes questões da era do e-book e o futuro da leitura, ela teve de redirecionar seus talentos de TI.

?Como vendemos um e-book? Como forneceremos e-books para uma sala de aula no futuro??, pergunta Linday. ?Faz muito mais sentido que pessoas como Mark Gillingham, VP de TI, e Ellen Youniss, diretora de TI, trabalhem nessas questões do que apenas avisem quando um servidor precisa ser reiniciado ou quando um sistema de contabilidade não funciona.?

Muitas dessas necessidades práticas de TI, e os pontos problemáticos que as acompanham, se parecem muitos com funções de PMEs com fins lucrativos. A estratégia da Great Books para suprir essas necessidades sem drenar completamente seus recursos, também é muito parecida: a fundação está enviando grande parte do trabalho para a nuvem.

A transição da fundação de local para nuvem começou com o sistema legado de contabilidade, que, de acordo com Linday, ?foi um bom sistema há 15 anos?, mas se tornou uma fonte de dor de cabeça. ?O sistema não causava problemas agora, mas com certeza nos inibiria no futuro?, disse ele. Além disso, Linday e Mark Gillingham, VP de TI, perceberam que a área de TI era usada exclusivamente para manutenção, sem agregar valor algum à missão da Great Books. Eles deram inicio, então, a um exaustivo processo de avaliação das opções, e a mudança para a nuvem começou quando eles decidiram pelo Intecct para substituir o sistema de contabilidade legado. De forma parecida, mudaram o sistema tradicional de telefonia para a plataforma VoIP da M5.

Hoje, os funcionários realizam grande parte do trabalho online. A Great Books usa Moodle e Adobe Connect para treinamento online e reuniões. Trocou o servidor de e-mail pelo Google Apps, que também é utilizado para colaboração ? embora continue com as licenças tradicionais do Microsoft Office.

Web e outros serviços hoje estão com o Amazon Web Services, que também é utilizado para hospedar vídeos e grandes arquivos. A organização também adotou código aberto para algumas necessidades ? SugarCRM é essencial para operações diárias, por exemplo, e a Great Books usava o osCommerce na loja online antes de mudar, recentemente, para Magento. Roda, também, LAMP em seus servidores, mas o website roda no sistema de gerenciamento de conteúdo, Typo3.

Hoje, a Great Books suporta apenas duas grandes peças de infraestrutura local, um servidor de arquivos e um sistema de servidor de terminal Windows, embora mesmo esses dois sejam cada vez menos usados. A Fundação está cada vez mais a ponto de ser inteira baseada em nuvem.

A organização mede o retorno sobre o investimento de diversas formas, desde a habilidade de relocar recursos até o fato de que não precisa mais pagar altas contas de energia pelo ar condicionado em salas de servidores. Linday disse, também, que vê ROI em longo prazo: ?Estamos preparados para um aumento de 25% em volume de vendas. Esperamos que aconteça ? e não vemos necessidade de pessoal extra para isso.?

Linday contou outra faceta de ROI. Quando Chicago, cidade sede da Great Books, recebeu, recentemente, o G-8 Summit, havia muita preocupação com possível violência perto dos escritórios da organização. Os executivos fecharam os escritórios temporariamente e todos trabalharam remotamente. Linday estima que eles tenham operado 80% do volume normal e que nenhum de seus clientes tenha percebido que os escritórios estavam fechados. ?Espero que não tenhamos de fazer isso de novo, mas foi assim que percebemos que esses aplicativos baseados em nuvem têm mais vantagens do que eu ? o cara dos números ? previa por serem mais eficientes?, disse.

Gillingham, o VP de TI, se parece muito com seus colegas de outras PMEs quando fala sobre os atrativos da nuvem. ?Somos uma organização muito pequena e temos uma equipe de TI também muito pequena?, disse ele. ?Deixar coisas para outras pessoas ou empresas fazerem tem sido uma estratégia?. De certa forma, a base de usuário de Gillingham vai muito além dos 50 funcionários ? ela inclui as centenas de pessoas que consomem e discutem os materiais da Great Books e que esperam que tecnologia as ajude com isso.

Mover a TI para a nuvem não foi um processo sem complicações. Youniss, diretora de TI, disse que as mudanças fundamentais sobre como a empresa controla e acessa seus dados de contabilidade, por exemplo, causaram algumas dores de cabeça relacionadas a relatórios e outros pontos. A equipe de TI também percebeu que o serviço T-1 existente não era suficiente para suprir as crescentes necessidades por banda larga que vêm com a dependência quase total da Web. A empresa acabou fazendo um upgrade para fibra, o que Youniss destacou como uma despesa significativa, porém necessária para garantir o melhor desempenho.

Gillingham falou sobre um interessante desafio que vem com a dependência de aplicativos que não seguem os ciclos de lançamento de software. ?Esse acaba sendo um dos pontos negativos do Google Apps: ele munda mais do que nós.?, disse ele. ?Isso confunde o usuário. Estamos acostumados a usar nossos bloquinhos amarelos por anos em vez de mudar de software todo mês. Mesmo coisas pequenas, como a mudança de aparência de uma página, pode causar reação na equipe?.

Na verdade, essa é a principal razão para a Great Books continuar usando a versão para desktop do Microsoft Office. Há alguns anos, a organização tentou cortar gastos substituindo a suíte de produtividade pelo Open Office, mas muitos usuários se revoltaram ? eles continuaram usando o Word e o Excel mesmo depois de a TI deixar de oferecer suporte. ?A Microsoft, ao longo dos anos, fez um trabalho incrível tentando manter intacto o DNA básico, sem o qual não vivemos [Office]?, disse Linday. Isso está começando a mudar devagar; Gillingham disse que muitos editores, que antes só usavam o Word, estão começando a usar o Google Docs, especialmente quando precisam da colaboração de outras pessoas.

De fato, os usuários nem sempre amam todos os aspectos da mudança da Great Books para a nuvem. ?Os usuários resistem às mudanças?, disse Gillingham, acrescentando que a TI tem tentando aproveitar as vantagens de novas tecnologias em vez de simplesmente dizer que elas são necessárias para a empresa. ?Tivemos tão pouco recurso no passado que ter qualquer recurso parece maravilhoso. Tentamos sempre oferecer recompensas em vez de punições para que as pessoas se conformem com os aplicativos que podemos oferecer.?