Definir o escopo do projeto é uma etapa de vital importância. É a partir daí que delimitamos o que será feito, quais produtos ou serviços serão entregues, quem participará do time do projeto, quanto tempo levará, quanto esforço será necessário e quanto custará o projeto.
Um escopo mal estruturado levará inevitavelmente a falhas de cronograma e de orçamento uma vez que os problemas decorrentes da má especificação se farão presentes e a equipe terá que achar caminhos alternativos para a execução do projeto.
Sendo assim, antes de escrever uma descrição do escopo, é de extrema importância refletir sobre as fronteiras. Ou seja, o que está dentro e o que está fora do projeto.
Ciclo de vida O primeiro ponto a ser considerado são as limitações dos estágios do ciclo de vida. Todo produto, serviço ou processo passa por um ciclo de vida, do início até o fim. No início é somente uma ideia. Então é dada alguma definição sobre como, no final, esta ideia ficará parecida. A seguir vem o estágio de desenho ou redesenho onde o produto, serviço ou processo é desenhado. Após completar este estágio, o desenho será construído, testado e instalado.
O próximo estágio é a produção. Quando o produto, processo ou serviço está obsoleto ou abaixo de sua performance normal, este será encerrado e substituído, completando seu ciclo. Um projeto pode abranger todos estes estágios (definir, desenhar, instalar, manter e então encerrar) ou pode abranger somente um ou mais estágios. É importante para o seu projeto conhecer quais estágios do ciclo de vida de seu produto, serviço ou processo estarão incluídos.
Por exemplo, caso esteja envolvido com um projeto para desenhar um novo serviço, é esperado que você faça uma pesquisa de mercado ou isto já foi feito anteriormente? É esperado que você simplesmente desenhe o serviço ou você deve treinar os empregados também? Saber onde começar e acabar coloca uma limitação em volta do escopo do seu projeto que ajuda você a fazer o esperado.
Identificação de Processos
Em seguida, é de extrema importância identificar quais processos estarão incluídos como parte do seu escopo e quais estarão de fora. Os processos incluídos são aqueles que produzirão os produtos ou serviços a serem entregues pelo projeto. Estes processos devem ser identificados e os mesmos devem ter representantes no time. Existem também processos que impactarão o projeto, mas que não estão inclusos no escopo.
São os processos de suprimento. Identifique os processos-chave de suprimentos que afetarão o seu projeto. Onde for apropriado, solicite a participação de um representante no time ou a designação de um representante para fazer a coordenação. Existem, ainda, os processos que serão afetados pelo projeto. Estes são chamados de processos do cliente. Identifique estes processos também. Eles não são parte do seu projeto, mas impactam a entrega dos produtos/serviços. Eles podem precisar de um representante no time também.
Superposições do escopo
Em seguida é necessário considerar as superposições no escopo. Descubra como outros projetos, planejados ou em execução, podem impactar o seu projeto. Designe alguém como representante do seu projeto nestes outros projetos para que você possa coordenar seus esforços.
Resultado esperado pelo projeto
Uma vez que estabelecido os pontos acima, é necessário escrever a descrição do escopo do projeto. Deve ser algo que comunica o que o projeto produzirá. Descreva em detalhes quais as características e funções do produto/serviço final a ser entregue. Descreva os critérios de aceitação por parte do cliente deste produto/serviço final. E, descreva as fronteiras deste escopo. Por fim, consiga o “de acordo” de todos os interessados, em especial do cliente e do patrocinador do projeto.
*Pedro Souza é gerente de projetos da OThink Soluções Empresariais. Tem grande experiência em gestão de projetos e processos adquirida em consultoria e em instituições financeiras nas áreas comercial e gestão de produtos. Formado em administração de empresas, Souza tem MBA em gestão de projetos pelo IPT/USP
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