Como convencer o CEO a migrar para a nuvem

Era 2008 quando a Tracbel Group começou a pensar em nuvem. A estratégia estava baseada na decisão da companhia de expandir de quatro para 16 filiais em todo o Brasil, fato que tornaria o ambiente de TI complexo e com demandas emergenciais que a área de tecnologia não conseguiria lidar.

De acordo com Bruno de Oliveira Hostalacio, gerente de processos e TI do grupo, existia forte investimento da companhia para a expansão dos negócios e, consequentemente, sobrava pouco recurso para investir em TI. Mas o problema ainda estava por vir: como convencer o CEO da necessidade de tirar o banco de dados de dentro de casa. ?Essa não é uma tarefa fácil, mas necessária. A TI tentou provar a solidez do negócio muito mais do que a parte técnica?, diz o executivo.

Para provar o valor da mudança e convencer o presidente da empresa da necessidade da migração foi necessário tomar alguns cuidados, segundo Hotalacio. São eles:

– Encontrar um fornecedor que inspirasse confiança no CEO. ?Essa foi a grande chave para executar esse projeto de nuvem privada?;

– Trabalhar a questão institucional. ?Levamos o dona da casa até o fornecedor escolhido para que ele pudesse conhecer o data center de perto. Isso foi fundamental?;

– Criar uma política de contrato para recuperação de dados. ?Se tiver qualquer problema com o fornecedor, por mais que doa e que demore cinco dias, temos que conseguir recuperar a situação dentro da Tracbel com facilidade e pouca perda de informação.?

A estratégia de convencimento deu tão certo que essa nuvem privada está em operação há pouco mais de três anos. Nesse projeto, a companhia restringiu a migração a seis sistemas: ERP Negócio, ERP Controladoria, Gestão de Pessoas, BI, BPMS e BAM. Atualmente, o grupo tem um total de 700 usuários e 23 filiais.

Na Prática

Com a aprovação do CEO, a TI tinha como primeira iniciativa em cloud privada tirar toda estrutura de sistemas, incluindo banco de dados, help desk, email e portal, como plano gradativo de migração.

?Decidimos começar com o ERP e a experiência foi interessante, apesar de ser crítico iniciar pelo ERP era necessário quebrar todos paradigmas em relação a nuvem?, considera.

O principal desafio da migração, segundo Hostalacio, foi a infraestrutura de Telecom. Na época, o grupo tinha 16 filiais espalhadas pelo país e foi desafio conseguir montar uma infraestrutura que suportasse o sistema transacional de CRM e de serviços ao cliente, entre outros, operando sobre essa rede. ?Até hoje esse é um desafio grande pra gente, assim como o custo elevado, a instabilidade e a dificuldade de criar uma rede de contingência segura de Telecom.?
Para o executivo, outro desafio pós-implementação foi a gestão dos processos relacionados a incidentes.

De acordo com Hostalacio, é relevante considerar durante o projeto como vai ser a relação com o fornecedor, como vai tratar e acompanhar os problemas que podem acontecer. E por falta de experiência da companhia e do próprio fornecedor foi necessário fazer a gestão dos processos de incidentes depois de estar em produção.

?Não tínhamos infraestrutura de Telecom adequada dentro da empresa para suportar o processo. A nossa equipe não tinha um número significativo de membros, além disso existiam desafios do crescimento do negócio. Então a decisão acabou sendo quase natural de buscar solução fora de casa para responder a essa realidade?, considera. ?No início foi difícil, tivemos problemas de performance, mas meses após começamos a ter estabilidade e conseguirmos operar nosso ERP.?

A decisão não foi em vão. Um estudo foi feito e o custo projetado em cinco anos de ter o próprio data center era maior do que o custo de hospedagem, para o volume de negócios que o grupo tinha naquele momento. E ainda, o custo de operação naquele momento era grande, teria de capacitar alguns profissionais e contratar talentos para se adequar as necessidades, segundo o executivo.

?Vale destacar que o custo não pode ser o mais importante numa decisão dessa. Lá atrás um fator importante foi o custo operacional e o de capacitação de maõ de obra que a gente teria?, avalia. ?Hoje seria diferente, porque crescemos muito e a equipe de TI cresceu junto.?

Como lidar com as crises

Desde meados de 2009, quando de fato as operações começaram a rodar externamente, a Tracbel teve duas crises, uma em janeiro de 2011 e outra em junho de 2012.

Hostalacio destaca que foi muito mais fácil lidar com a situação do que seria se tivesse acontecido em um ambiente interno. O motivo? ?Porque você cria todo um arcabouço do fornecedor pra te ajudar, tinha umas 20 pessoas trabalhando para recuperar nossas informações?, diz.

Causadas por falhas de segurança, as crises reforçam que os objetivos da TI da companhia estavam certos. Para o executivo, isso não significa que a equipe de infraestrutura interna não é mais importante, mas sim que agora ela tem uma visão mais voltada para suportar o negócio.

?Mesmo nesses casos é muito melhor do que você olhar só para sua equipe. A recuperação é muito rápida. Nem ficamos fora do ar, na verdade eu pedi para sair do ar para evitar mais perdas. Ficamos pouco mais de duas horas fora e recuperamos 99% dos quatro milhões de dados que haviam de se perdidos?, revela.

Partindo para nuvem pública

A partir dessa experiência a Tracbel resolveu partir para novos desafios em cloud computing. Hoje a companhia tem soluções de nuvem pública, um exemplo é a gestão de projetos (hospedado na Índia). Por não ser uma ferramenta de função critica, a TI pensou essa iniciativa em junho de 2010 e a perspectiva é mantê-la. O mesmo acontece com o service desk de todo o grupo.

Outro projeto iniciado há quase dois anos é na área de colaboração, em parceria com a Microsoft, na nuvem pública. Inclui servidor de email, conta de usuário, calendário, VoIP e gestão de conteúdo. ?Para o nosso negocio isso é missão crítica e, em junho deste ano, migramos para o Office 365?, conclui.