Como construir equipes globais que funcionam

Pouco depois da fundação da OTRS, na Alemanha, ficou claro que poderíamos operar globalmente por causa da distribuição mundial de nosso software. Além disso, nossa cultura corporativa é fortemente orientada para abraçar uma sociedade aberta e nasceu de um produto que tem suas raízes no movimento de código aberto, de modo que a internacionalidade era natural para nós.

Mas não sabíamos como incentivar a cooperação e formar equipes globais que funcionassem, primeiro precisávamos aprender. E eu posso dizer, continuamos aprendendo!

Uma boa cooperação internacional desempenha um papel crucial na produtividade. Se a troca for muito complicada, será difícil atingir as metas estabelecidas. Os funcionários ficarão frustrados e menos eficientes. É por isso que é importante pensar em como otimizar a colaboração entre equipes globais – não apenas para uma cultura corporativa saudável, mas também para criar equipes globais que trabalhem de maneira eficiente e eficaz juntas.

Duas experiências que demonstram os desafios das equipes globais

Acabamos de instalar nosso escritório nos EUA e, como gerente de RH, fui responsável pelo recrutamento de novos funcionários. Bem preparado, com perfis de trabalho traduzidos corretamente e um plano detalhado de recrutamento e treinamento. Fiquei chocada ao descobrir que o escritório americano estava subitamente ocupado por pessoas das quais eu nunca tinha ouvido falar e que simplesmente não sabia. Quando perguntei, por exemplo, por que o gerente de Marketing on-line Júnior havia sido contratado, recebi a resposta: “Ah, eu o ouvi conversando com clientes no Subway. Gostei do que ele disse e pensei que ele seria a pessoa certa para essa posição”. No final, ele realmente era: ele agora dominou com sucesso seu caminho profissional.

Francamente, eu pensei que era uma piada no começo e não queria acreditar no que estava ouvindo. Outros países, outros critérios para pesquisa e seleção de pessoal. Como devo entender isso?

“Mais importante, a colaboração precisa de um denominador comum e de uma estrutura coordenada para ser produtiva e bem-sucedida para todos, especialmente entre as equipes globais”.

Algum tempo depois, abrimos uma filial no México. Nesta ocasião, planejamos um evento no ‘deck’ da piscina de um hotel para o qual muitos clientes foram convidados.

Quando cheguei à tarde para verificar tudo, não pude acreditar que os preparativos nem sequer tinham começado. Os assistentes sentaram-se calmamente na recepção, organizando brindes para os convidados. À beira da piscina, na área descoberta do nosso evento, houve uma forte chuva que ameaçou acabar com tudo. Os dispositivos de flutuação impressos sob medida, que deveriam flutuar na piscina para manter nosso logotipo visível para todos, afundaram e perderam todas as cores. Nossos convidados, mais de 60, tentavam chegar ao evento por um elevador que deveria servir apenas para quatro pessoas.

Em suma, foi uma bagunça. Eu teria preferido me esconder diante de tal falta de profissionalismo ou me afogar na piscina, mas … todos ficaram calmos e gostaram da situação como se fosse completamente normal. E provavelmente foi, apenas não do meu ponto de vista. O evento foi definitivamente um sucesso completo e os clientes adoraram.

O que esses exemplos mostram? Bem, no mínimo, nossa própria compreensão de “certo” e “errado” não é transferível para todas as culturas. Mais importante, a colaboração precisa de um denominador comum e de uma estrutura coordenada para ser produtiva e bem-sucedida para todos, especialmente entre as equipes globais.

Comunicação é a chave para construir equipes globais que funcionem

Um dos elementos-chave na criação de equipes globais que funcionam é uma boa comunicação. Não se trata apenas do “falar uns com os outros”, o que nunca é fácil, mas também sobre as diferentes formas de comunicação e a maneira como são usadas, o que pode ter um resultado positivo ou um tanto perturbador.

O primeiro passo é decidir sobre uma linguagem comum. Normalmente, isso é inglês, porque – como em nossa empresa – quase todo mundo tem conhecimentos de inglês. O que isso significa para a qualidade da comunicação? Bem, os níveis de linguagem entre os funcionários são muito diferentes. Começando com nossos nativos, através de colegas que possuem talento linguístico e podem até mesmo ter vivido no exterior, para membros da equipe que buscam laboriosamente pelo inglês meio esquecido da escola, cada nível de competência é representado. Isso pode tornar uma reunião incrivelmente estressante. E, no entanto, a consciência dos vários níveis combinados com uma mentalidade positiva significa que TODOS buscam comunicação e compreensão, o que aumenta muito o espírito de equipe.

As regras de comunicação, que o líder da equipe tem que colocar em ação repetidamente, oferecem apoio adicional, como trazer mais membros da equipe dominante em equilíbrio com aqueles que são menos linguisticamente alfabetizados e talvez mais reservados.

“Aqui, a conscientização ajuda novamente: ter consideração sobre quem está em sua equipe e onde ela está localizada ajuda a garantir que os horários de reunião se tornem mais flexíveis e acessíveis a todos”.

Mas mesmo se todos estivessem em um nível muito semelhante, as diferenças culturais ainda permaneceriam. Onde algumas culturas olham diretamente nos olhos para sinalizar interesse e atenção, outras se sentem vigiadas e controladas ou mesmo atacadas.

A experiência tem mostrado que vale a pena discutir mal-entendidos baseados em diferenças culturais. Apesar de muitas discussões sobre diversidade, muitas vezes estamos presos em nossos preconceitos e não percebemos o quanto nossas próprias reservas podem levar a conflitos. Dedicar tempo às discussões sobre “Lições Aprendidas” é uma ótima maneira de criar mais compreensão e uma atmosfera positiva.

Fusos horários complicados

Ao trabalhar com equipes em diferentes escritórios internacionais, há outro elemento limitante: os diferentes fusos horários. Enquanto alguns membros da equipe estão prestes a terminar o dia de trabalho, outros acabaram de acordar. É compreensível que isso resulte em diferentes níveis de energia e isso pode ser um desafio. Aqui, a conscientização ajuda novamente: ter consideração sobre quem está em sua equipe e onde está localizado ajuda a garantir que os horários de reunião se tornem mais flexíveis e acessíveis a todos.

Ferramentas cruzam fronteiras virtualmente

E por último, mas não menos importante, as ferramentas que usamos permitem que as equipes globais funcionem e que as trocas virtuais ocorram. Claro, é mais fácil escrever um e-mail. A vantagem é que o e-mail é independente do tempo e do local, porque podemos escrevê-lo quando e onde quisermos. Mas esta forma de comunicação tem seus limites.

Temos que lembrar constantemente que o contato direto pode ser a chave real. Ao trabalhar em equipes internacionais, pode ser vantajoso dar preferência a encontros virtuais por meio de ferramentas de videoconferência. Por causa da distância física, criamos o sentimento de equipe muito mais lentamente do que com uma equipe local. Portanto, a formação de equipes precisa ser fortalecida de uma maneira especial. É útil criar espaço e tempo para poder trocar informações pessoais e falar sobre tópicos não profissionais.

E, claro, quando precisamos rastrear tarefas e processos, usamos a nossa plataforma de gerenciamento de comunicação. Isso nos ajuda a documentar o que precisa ser feito e dá a todos a supervisão de que precisam, independentemente de onde estejam e quando estiverem trabalhando.

Alcançar coexistência bem-sucedida e altos níveis de produtividade com equipes internacionais exige organização e comunicação cuidadosas. Certamente não é uma tarefa que possa ser considerada completa. Mas as ideias e energia que emergem da diversidade das equipes globais valem a pena.

*Sabine Riedel é Vice-Presidente Global de Recursos Humanos da OTRS