Todos os processos da sua empresa precisam ser monitorados?

Novas tecnologias permitem que as empresas monitorar em tempo real suas operações em um grau de detalhe impensável há duas décadas. Empresas como a Natura e Alliar já têm seus centros de monitoramento de operação, mas a natureza das atividades monitoradas em cada uma destas empresas é bem distinta.

Possivelmente, quase qualquer detalhe da operação pode ser monitorado em tempo real. Apesar de tudo poder ser monitorado, porém, nem tudo convém. Além das questões de privacidade e do custo de monitoramento, é importante ter em mente que não todas as coisas têm a mesma importância. Umas são mais (as vezes, muito mais) relevantes do que outras. Assim, a questão que surge é como definir o que será monitorado e controlado?

Respondo esta pergunta com duas referências bem antigas: o método Du Pont de análise financeira e com o artigo da revista Omega. Eles sugerem a construção de uma rede de indicadores desenvolvida a partir do objetivo estratégico da organização. Os indicadores desta rede estão logicamente interligados e a rede na qual estão inseridos mostra como um indicador operacional afeta os indicadores táticos e estratégicos. Assim, o monitoramento da operação deve suportar o acompanhamento e análise desta rede de indicadores. Vamos supor que o objetivo geral da empresa seja maximizar a lucratividade.

Quais aspectos da operação devem ser controlados e como cada um deles afeta o resultado final – lucratividade da empresa? Este indicador de lucratividade pode (e deve) ser decomposto em partes menores. Esta decomposição é feita multiplicando e dividindo o indicador por um mesmo valor. No exemplo abaixo, isto foi feito três vezes usando a Produção, a Capacidade Produtiva, e o Ativo Fixo.

Perceba que o indicador de lucratividade foi decomposto em cinco indicadores: preço médio (Receita/Produção), custo médio (Custo/Produção), taxa de utilização (Produção/Capacidade) , produtividade do ativo fixo (Capacidade/Ativo Fixo)  e alocação de capital (Ativo Fixo/Inv total) . O impacto da variação da taxa de utilização na lucratividade depende do valor dos outros quatro indicadores da rede. Cada um destes novos indicadores pode também ser decomposto em novos indicadores. A taxa de utilização poderia ser decomposta em desempenho da produção (Prod Real/Prod Planej) , desempenho de vendas (Vedas/Capacidade) , e desempenho do planejamento da produção  (Prod Planej/Vendas).

Este processo de decomposição de indicadores pode seguir até o nível de detalhe operacional desejado.

Existe mais de uma forma de decompor um indicador. As utilizadas acima não são as únicas e diferentes alternativas poderiam ter sido utilizadas. A decomposição dos indicadores, e a consequente criação de uma rede de indicadores, deve levar em conta a estratégia da organização. Por exemplo, nas organizações que optaram por uma estratégia de inovação em produto, separar a receita entre produtos novos (lançadas a menos de 3 anos) e velhos faz mais sentido do que em organizações que competem por inovação de processo, baixo custo ou atendimento ao cliente.

Assim, antes de começar a criar indicadores para departamentos, grupos, funções e atividades, é importante entender qual o objetivo estratégico da organização e sua organização. Isso guiará o processo de construção de uma rede de indicadores e construção de sistemas de informação baseadas em tecnologias emergentes como Big Data, Internet das Coisas (IoT em inglês),  mobile e analytics.

Uma rede de indicadores de desempenho alinhada com a estratégia da organização irá naturalmente priorizar as operações que devem ser monitoradas. Se a estratégia adotada for a redução de custo, a rede de indicadores irá apontar a necessidade de monitorar o consumo de matéria prima e a produtividade da mão de obra. Se a estratégia for o tempo de atendimento, os indicadores sugerirão o monitoramento do tempo de processamento de pedido, o de produção e o de entrega.

Minha sugestão é que você tente construir uma rede indicadores para sua organização a partir da estratégia competitiva adotada.