Termo de confidencialidade na prática

Muito comum em relacionamentos da área de tecnologia com parceiros, fornecedores, pessoas e instituições que prestam suporte ou serviço. Mesmo que temporário como em um projeto com início e fim, o termo de confidencialidade é um instrumento particular importante para que duas ou mais partes interessadas celebrem acordos.

Como o próprio nome diz, o objetivo é a confidencialidade, manter o sigilo. Em resumo é um meio para que uma parte envolvida permita que a outra tenha acesso a dados e informações de natureza confidencial e particular, as quais são valiosas para ambas as partes. Quando uma parte reconhece que a divulgação de informações a terceiros, sem a autorização expressa da outra parte, causará prejuízos, cabe então um documento como o termo de confidencialidade para que possa assegurar proteção ao capital intelectual, projetos, inovações, tecnologias e principalmente informações.

Mas por que é importante?

A resposta é simples! Imagine um dado, não este que usamos em jogos de tabuleiro, mas um dado não estruturado que podemos considerar como um valor, um nome, conta ou uma ocorrência. Este dado em seu estado bruto é algo abstrato e quando analisado de forma isolada não representa quase nada, mas se verificado e cruzado com outros dados, então tornam-se informações. Estas informações quando corretamente tratadas podem se tornar conhecimento, e este, quando estrategicamente moldado se tornará oportunidades.

Há de se admitir que oportunidades são bens valiosos para uma organização que quer ampliar os negócios, crescer e ser cada vez mais reconhecida. E quem não quer? Neste sentido, em algumas ocasiões o termo de confidencialidade “cabe como uma luva”.

Sua adoção é comum até mesmo na obtenção de orçamentos, quando estes precisam ser confeccionados após análise de documentos, como por exemplo quando há intenção de mudar de operadora de telefonia móvel na organização e a operadora proposta precisa ter acesso aos contratos e aos termos de solicitações de serviços contratados com a operadora atual. A primeira vista pode não ser algo importante, mas para uma organização que possui um time comercial atuante que fala constantemente pelo celular, pode ser algo preocupante, uma vez que o acesso às faturas de telefone, por exemplo, dá acesso a lista de ligações.

É fundamental proteger a propriedade intelectual de eventual criação tecnológica, bem como proteger uma relação que porventura não venha a se concretizar, por meio de contrato futuro. As partes podem receber informações umas das outras apenas para um simples orçamento ou estudo e, se não houver a concretização do negócio, com assinatura de um contrato futuro, os dados ficarão salvaguardados com a assinatura de um termo de confidencialidade.

Do que é composto?

O início desse documento normalmente compõe informações entre as partes, como nome ou razão social, CNPJ, endereço, e seus representantes indicados com nome completo e CPF, ou seja, identifica-se todas as partes e pessoas envolvidas para que possam ter responsabilidade e serem responsabilizados.

Descreva o objetivo e inclua informações de como será a manutenção do sigilo, ou seja, as condições para que uma parte receba de outra quaisquer informações e documentos, e que esta parte que os recebeu, tenha como obrigação manter em confidencialidade e o sigilo das informações.

Pode-se tratar como informação confidencial quaisquer informações internas, dados comerciais, contábeis, financeiros, até mesmo balanços e informações de pendências judiciais, créditos tributários, diagramas, dentre outros; contudo, quando aplicado a área de tecnologia é importante não esquecer de incluir as informações de ‘know-how’, pois este, sendo o conjunto de conhecimentos práticos, contém informações tecnológicas e procedimentos com grande vantagem competitiva. A organização que possui ‘know-how’ consegue dominar o mercado e apresentar conhecimento especializado sobre algum produto ou serviço que os concorrentes não possuem. Atente-se para isto.

Para uma abordagem maior, inclui-se também obrigações para que os representantes das partes envolvidas tenham pleno conhecimento sobre a confidencialidade e sigilo abordados. A área de tecnologia possui recursos importantes e estratégicos para a organização, então é importante também incluir um período de validade que pode estar ligado ao tempo necessário para a execução das atividades entre as partes envolvidas. Mesmo que em projetos curtos de 3 meses por exemplo, o termo de confidencialidade pode prever sigilo de 5 anos para as informações tratadas. Ideal é  considerar um racional e analisar a criticidade quanto ao vazamento das informações.

Exceções também podem ser elencadas, como por exemplo aquelas informações que com o passar do tempo se tornarão públicas por algum motivo, até mesmo quando vem a público não como um resultado divulgado pela parte que a detém, mas por outro meio, como especulação de mercado.

Formas de devolver ou destruir com segurança os documentos e informações tangíveis também podem ser previstas, ou cópias que estejam em poder da parte que as recebeu. Cabe também solicitar neste caso uma declaração ou registro atestando que os documentos e informações foram destruídos, desvinculando assim as obrigações de confidencialidade previstas no termo.

Indenização por descumprimento ou isenção de responsabilidades, perdas, danos, custos ou despesas são itens essenciais a estarem descritos no acordo, como por exemplo aqueles causados comprovadamente pela utilização ou divulgação não autorizada das informações. Há casos em que a divulgação pode causar danos irreparáveis, e sendo este o caso, as vezes uma indenização pecuniária não é suficiente para sanar tal violação do acordo.

Disposições gerais

É um reforço de tudo que já foi elencado, de forma mais detalhada, e pode conter informações de tolerância, cessões ou alterações.

Incluir obrigações de confidencialidade aos sucessores e cessionários das partes envolvidas faz total sentido quando estes assumirão direitos e obrigações futuras. É comum ocorrer quando uma das partes é uma empresa de desenvolvimento de softwares ou uma empresa que presta serviço de auditoria. Alguns chamam de efeito vinculante, que nada mais é do que criar um vínculo de obrigatoriedade para pessoas e empresas que futuramente possam estar envolvidas.

Na área de infraestrutura de TI que tem como uma das atribuições conceder acessos e manter a disponibilidade de banco de dados, as informações são guardadas a sete chaves. Quando se trata de tecnologia, ceder direta ou indiretamente informações pode trazer um negócio a ruínas. É sábio incluir no termo de confidencialidade algo que possa balizar a cessão ou a modificação das coisas, assim como incluir penalidade ou multas por descumprimento das regras.

No final

Local e data devem ser estabelecidos a fim de indicar a tempestividade, assim como assinaturas dos responsáveis para dar garantia ao que foi escrito. O termo de confidencialidade é um instrumento materializado e determina ações e penalidades, desta forma, as assinaturas validam o acordo. Para ter validade, também é essencial incluir um prazo.

Conhecido também por NDA (Non Disclosure Agreement), em português “Acordo de Não Divulgação”, o termo de confidencialidade pode proteger, além de informações confidenciais, segredos industriais ou comerciais. Mesmo a organização estando protegida por Leis, é comum adotar este termo para aumentar a segurança e dar maior ênfase na proteção de determinados assuntos. Mesmo quando a organização opta por não registrar este documento, mas apenas por assinar, já cria uma vertente com restrições, serve de barreira a pessoas e partes má intencionadas.