Processos, pessoas e superação de limites

Que a automatização dos processos vem ao longo do tempo mudando a forma como as empresas operam e trabalham, isso é notado e reconhecido. Mas entender que a governança, por meio de um controle rígido e convergente, é a aliada para que os projetos de automatização não sejam desordenados, isso é notado por poucos.

Podemos dizer que há uma forte correlação entre transformação eficaz e robotização eficiente. Parece confuso, mas isso faz sentido. Muitos pensam que automatização vem da ideia de robôs físicos executando atividades, tarefas ou alguma coisa, mas na realidade a automatização está muito mais ligada a software do que a hardware. Isso faz sentido quando entendemos que é muito mais fácil desenvolver um aplicativo do que uma máquina.

Logo vem em mente o ‘Robotic Process Automation’, ou simplesmente RPA, o qual é entendido como uma tecnologia de automatização baseada em regras.

O Institute For Robotic Process Automation & Artificial Intelligence define o RPA como: “A automatização de processos robóticos é a aplicação da tecnologia que permite aos funcionários de uma empresa configurar software de computador ou um robô para capturar e interpretar aplicativos existentes para processar uma transação, manipular dados, disparar respostas e se comunicar com outros sistemas digitais”.

O que são processos?

Corporações possuem setores de recursos humanos, compras, financeiro, tecnologia, marketing, e muitos outros. A estrutura da empresa pode ser compreendida pelos seus processos. Estes processos possuem definições, controles, e influenciam e transformam outros processos.

Exemplos práticos de processos: contratações do RH, validação da folha de pagamento, gestão do contas a pagar, fechamento de caixa, processamento de pedidos de compras, gestão de estoques. São situações do dia-a-dia.

Exemplo detalhado de processo com objetivo de montar e enviar relatórios de metas de vendas: identificar hora de fechar relatório de vendas, acessar sistema de controle de vendas, autenticar-se ou iniciar a sessão na aplicação, extrair o relatório de pedidos, abrir planilha no Excel, atualizar dados das vendas, extrair dados dos formulários, gerar gráficos de indicadores, enviar e-mail com o relatório, salvar em uma pasta na rede.

Envolvimento da equipe de tecnologia é primordial

Apenas incentivar o desenvolvimento de automatizações em qualquer área de negócio pode não ser uma boa ideia. Pensar que a implantação de RPA não precisa do envolvimento significativo da área de tecnologia é algo cultural, e pode ser uma armadilha, uma vez que a interação e acessos aos sistemas, plataformas e informações, poderão causar problemas que afetam diretamente as operações da organização.

Governança é um bem necessário

Quando se fala em governança em processos de automatização, esta está ligada a adoção de boas práticas, principalmente naqueles setores da empresa onde não se tem uma equipe autônoma ou consistente. Uma automatização desordenada eleva o risco na segurança da informação, inclusive pode poluir sistemas ou plataformas com informações erradas.

A governança é importante para treinar e conscientizar as pessoas, avaliar a criticidade e a qualidade das soluções desenvolvidas, garantir a aderência às boas práticas, monitorar a operação dos robôs, garantir os acordos de níveis de serviços de execução, acompanhar e reportar etapas de processos de desenvolvimento e garantir a melhoria contínua.

Superação de limites

Então vem algumas perguntas: mas será que fazer a mesma coisa mais rápido é o suficiente? o aumento da eficiência não tem um teto máximo? A resposta pode ser simples, se repensarmos o que fazemos e como fazemos, podemos perceber que há formas de superar estes limites.

Em resumo, podemos dizer que um ser humano no seu dia a dia, trabalhando, toma várias decisões baseadas em regras, identifica conteúdo de forma cognitiva, captura informações pelos olhos e ouvidos e executa tarefas manuais com as mãos. Em analogia de baixo nível com os tradicionais fluxos de trabalho, podemos dizer que o ‘workflow’ de tudo isso é o sistema nervoso central que faz a coordenação ou orquestração das atividades.

Ai que entra a automatização, e com o uso de robôs é possível fazer a mesma atividade de forma mais rápida, em maior quantidade e em muitos casos até de forma mais barata. Isso é chamado de eficiência, em outra visão, maior velocidade, maior qualidade e menor custo.

Automatizar processos rotineiros é com o RPA, uma prática de grande adesão no mercado por conta dos benefícios proporcionados na agilidade e redução de custos com pessoal, além de ser menos suscetível a erros. É também uma das áreas em que a inteligência artificial é mais aplicada.

Abordagem 5W2H básica, simples e resumida

É importante entender que os processos são altamente variáveis. Por exemplo, o tempo de execução pode ser curto ou longo. Complexidade pode ser simples ou complexo. Frequência pode ser raro ou frequente. Criticidade pode ser baixa, média ou alta. Distribuição pode ser temporária ou constante.

Why – por que automatizar?

Para ter maior velocidade em processos rotineiros, redução de custos com pessoal, integração entre plataformas distintas mais eficiente, redução de erros e retrabalhos e possibilidade de ter operações 24/7 sem interrupções.

What ‐ O quê automatizar?

Processos repetitivos com alto volume ou processos de longa execução, geração de relatórios, processos que envolvem atendimento ao cliente por texto, e-mail ou chat – Processos de negócios que devem operar com regulamentos, políticas e padrões.

Where ‐ Onde automatizar?

Em atividades terceirizáveis como call centers e centrais de serviços compartilhados, atendimento em setores de recursos humanos, financeiro, contabilidade, jurídico e auditoria etc.

When ‐ Quando automatizar?

Quando há necessidade de aumentar o foco do pessoal em atividades de análise e atividades estratégias, não apenas em situações que envolvam a operação.

Who ‐ Quem envolver na automatização?

Pelo menos as áreas operacionais, setores que efetivamente executem as atividades, analistas de negócios, equipe estratégia e equipe de tecnologia.

How ‐ Como automatizar?

Planeje parametrizações, pense na sustentação, pense grande mas comece em situações pequenas. Trate itens com modularidade, ou seja, cada um na sua função. Desenvolva e incremente o ciclo de melhoria contínua. Não esqueça de projetar a escalabilidade pois a capacidade pode ser facilmente expandida mais tarde, e obviamente, contrate um especialista no assunto.

How much ‐ Quanto custa automatizar?

Depende. Para processos de baixo volume ou processos muito curtos, a automatização não justifica o investimento. Processos de baixa maturidade ou de alta volatilidade é ideal que não entrem na automatização. Há gastos e investimentos com contratação de consultorias, com aquisição ou locação de aplicações, com treinamentos ou desenvolvimentos de rotinas específicas e personalizadas. A abordagem que a empresa quer ter com a automatização vai dizer o quanto o projeto irá custar.

E as pessoas como ficam?

O RPA não substitui empregos. Empresas são feitas de pessoas, geridas por pessoas, sustentadas por pessoas, e são estas que agregam valor ao negócio. A supervisão humana em processos automatizados é fundamental pois no final a tomada de decisão estratégica é feita por pessoas. Robôs, sejam máquinas ou softwares, coexistem nas infraestruturas a muito tempo e a automatização estimula o crescimento.

A tendência deve ser automatizar para evoluir.