Para não dizer que não falei das reuniões

Aproveitando o gancho da semana, eu também queria falar sobre reuniões! Mas não especificamente sobre “aquela”. É que aquela me lembrou quantas coisas erradas geralmente fazemos em reuniões, a começar muitas vezes por agendá-las.

Tenho falado com vários amigos e uma das grandes dificuldades do momento é a quantidade de “calls”, o que não tem uma explicação plausível na minha opinião. Por que aumentaram? O que elas têm substituído exatamente? As vezes que gritávamos para perguntar algo para a pessoa ao lado? A nossa hora do almoço? O deslocamento para reuniões externas? 

Nada disso parece fazer sentido, pois os “gritos” deveriam ter se tornado mensagens de chats, a hora do almoço só deveria ter sido estendida, pois agora temos que cozinhar o almoço e não só comê-lo, e a economia com o deslocamento de tempo deveria ter virado uma vantagem e não desvantagem; ela deveria ser usada para a produção, o estudo, a análise, partes do trabalho que as pessoas estão fazendo à noite ou aos finais de semana!

Algo está errado nessa fórmula. Será que nos viciamos em reuniões? Será que elas se transformaram em um produto da nossa própria insegurança? Será que precisamos desesperadamente ver a cara das pessoas o dia todo? O que será que será?

Sou uma pessoa completamente viciada em ganhar/maximizar tempo. Sempre tive equipes pequenas e uma vida pessoal cheia de pessoas e coisas para cuidar, então este tema me persegue durante toda a carreira. Já passei por empresas em que as reuniões tinham hora para começar, mas nunca para acabar; já passei por empresas em que a reunião acabava em ponto, mesmo que o objetivo não tivesse sido atingido; fiz até reuniões em pé, propositadamente concebidas para que terminem logo. Não preciso dizer o quanto me afligia com as primeiras e amava as últimas. 

De tantos anos passados em reuniões presenciais e virtuais, dinâmicas, treinamentos e afins, compartilho o que acredito que funcione melhor hoje e o que eu implementaria, caso fosse a “VP of Meetings”:

A pauta

Toda reunião deve ter uma razão de existir. Os convocados devem saber porque estão lá e em que objetivo temos que chegar no final daquele encontro. Não mande convites de reunião sem explicar antes para a pessoa qual o propósito. E não aceite reuniões sem saber do que se trata. Mesmo porque toda reunião, para ser produtiva, precisa de um mínimo de estudo prévio sobre o assunto. Se parecer estranho ter sido chamado para uma reunião, questione! É possível que você nem precise participar e foi chamado por engano ou por extra precaução.

O papel de cada um

Gosto de uma matriz facilitadora de responsabilidades que se chama RAPID (Recommend, Agree, Perform, Input, Decide). As melhores reuniões das quais participei usavam esse esquema, que deixa claro o papel de cada pessoa em determinado processo. Isso deve estar claro no começo da reunião e facilita enormemente a discussão, pois, como muitos já devem ter vivido, chega um momento da reunião em há muitas opiniões, cada um defendendo seu ponto de vista, e aquilo parece não ter solução nem fim próximo. Nesse momento, voltamos à matriz e perguntamos: quem é o “D”? Ou seja, quem é a pessoa que deve tomar a decisão final, baseada nas recomendações, inputs e avais necessários? Essa pessoa decide o caminho a seguir para o “P” executar.

Respeito à diversidade

Toda reunião é um evento profissional e público. Você não está recebendo amigos em casa, nem está em uma roda de bar. Muito provavelmente as pessoas presentes têm referências e dores distintas, portanto todos os pontos devem ser colocados com muito cuidado, educação e respeito. Haverá pessoas que irão discordar de você e isso é ótimo, pois reuniões são pequenos fóruns de teste de ideias e o produto final é sempre melhor se considerar a opinião de diversas mentes. É importante também que você tente trazer exemplos ou dados que ajudem a ilustrar a sua posição, assim conseguirá engajar mais pessoas. 

Participação piramidal

Descobri este nome esta semana. Não sabia que existia uma expressão para essa dinâmica, que consiste em apenas falar se você tiver algo a acrescentar. Torna-se muito importante quando temos muitas pessoas na sala. Por exemplo, vamos supor que a primeira pessoa coloque dois pontos de vista. Se você concorda com os dois e não tem um terceiro a acrescentar, não precisa comentar. Nem todas as pessoas precisam comentar tudo. Dessa forma, a reunião ganha agilidade. 

O investimento

Para avaliarmos se determinada reunião vale a pena, podemos usar a técnica das agências e consultorias. Veja a lista de pessoas que você está convidando, imagine o valor da hora daqueles profissionais, multiplique pelas horas da reunião e faça a conta de quanto estamos investindo naquele momento. Isso ajuda a refletir sobre a necessidade de convocá-la, o tempo de duração e o número de pessoas participantes. Comece conhecendo quanto vale a sua própria hora.

O acordo

É possível que a decisão final não seja a sua, nem do seu agrado. Mas uma vez tomada, todos os envolvidos devem seguir o mesmo caminho e fazer com que os resultados sejam o melhor possível. O pior colaborador é aquele que resiste, que não se dedica à atividade por não concordar com a decisão. Quem não conhece o famoso “eu avisei”?

O mais louco é que quanto mais reuniões fazemos, mais desinformadas as pessoas parecem estar. Fazemos dezenas de reuniões sobre um assunto e, quando vamos implementá-lo, nos damos conta que várias pessoas deveriam ter sido informadas e não foram. Acho que precisamos encontrar outras formas de comunicação, principalmente nesta fase de home office. Admiro quem está conseguindo aproveitar esse momento para ser mais produtivo. Mas duvido que quem tenha que cuidar de crianças ou idosos ou quem more com muitas pessoas na casa esteja com tempo sobrando. O tempo só diminuiu, pelo menos o tempo de qualidade. Precisamos adaptar as ferramentas ao momento atual.