Inovação na prática em um projeto de P&D

Olá, pessoal!

Depois do nosso post anterior falarmos da importância de um projeto de P&D (pesquisa e desenvolvimento) no âmbito da inovação, chegou a hora de exemplificarmos. Tive o privilégio de fazer parte da equipe de um P&D na Companhia Energética de Minas Gerais – CEMIG.

Foi o P&D GT507 – “Gestão de Recursos Informacionais para Eficiência de Processos”, na área de gestão de documentos (a produção, a tramitação, o uso, a avaliação, o arquivamento e a destinação dos documentos). Um dos objetivos foi o desenvolvimento de um novo sistema de gestão de documentos, que denominaremos de sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD). Tal sistema não se limitava a arquivar documentos eletronicamente, mas foi capaz de viabilizar a administração ativa de todo o ciclo de vida dos documentos, digitais ou convencionais, desde a produção até a destinação final.

A CEMIG é uma sociedade por ações de economia mista, fundada em 22 de maio de 1952. Atualmente é uma holding composta por 209 empresas, com negócios em 22 estados brasileiros, no Distrito Federal e no Chile. Atua na geração, transmissão, distribuição e comercialização de energia elétrica, distribuição de gás natural e telecomunicações.

Em 2012 decidiu-se na Companhia Energética pela realização de um projeto de pesquisa e desenvolvimento (P&D), alocado na CEMIG Geração e Transmissão (GT) com o número 507. O projeto foi aprovado com a duração de 24 meses, abrangendo as seguintes áreas de conhecimento: Ciência da Informação, Sistemas de Computação e Ciências Contábeis. A Escola de Ciência da Informação (ECI) da UFMG foi escolhida para a parceria institucional do P&D. Com um custo aproximado de quase dois milhões de reais, iniciou as atividades em meados de 2013.

Dentre os motivos que viabilizaram financeiramente o P&D, destacam-se:

• economia de, aproximadamente, 425.000 impressões e cópias anuais;
• exposição a riscos de multas por não apresentação tempestiva de documentos exigidos pela Agência Nacional de Energia Elétrica (ANEEL) em auditorias e fiscalizações;
• multas materializadas pela não localização de documentos probatórios.

Quanto aos objetivos do P&D GT507, de acordo com o documento P&D CEMIG GT507, têm-se:

• integrar recursos de TI, documentais e processuais;
• construir um sistema de informação para tramitação das Capas de Lote;
• implantar metodologia de gestão documental;
• implantar política de gestão documental corporativa de documentos.

O P&D GT507 abrange a automação das atividades de captura, arquivamento, preservação e gerenciamento de documentos ao longo do ciclo de vida da Capa de Lote, processos não contemplados pelo SAP. Esta capa é uma folha utilizada para agrupar documentos, indexados por número da empresa, tipo de documento, data de lançamento do lote e número do documento. Em síntese, visa a conceber e a implantar uma sistemática para integrar estas quatro perspectivas:

• pessoas, incluindo visão, conscientização, cultura, condutores estratégicos e barreiras ou entraves;
• informações e documentos;
• processos, incluindo práticas de trabalho, políticas e padrões;
• tecnologia, em termos de princípios de concepção de um novo sistema de gestão integrada de documentos.

A construção deste sistema de gestão de documentos na CEMIG se sustenta na criação da política e da metodologia da gestão de documentos e de informações, mitigando os seguintes problemas:

• grande volume de documentação física;
• impressão excessiva das Capas de Lote;
• desatualização constante da documentação solicitada;
• falta de integração dos sistemas disponíveis na Companhia.

Em um levantamento realizado na CEMIG, em 2012, constatou-se que a Companhia e suas coligadas geram, anualmente, cerca de 2.500.000 documentos relativos aos processos de contabilização (incluindo os anexos). Esses documentos são frequentemente auditados e demandam agilidade na recuperação para o atendimento aos auditores e aos fiscais, além da necessidade de rápida localização de documentos em microfilmes.

O processo específico destes documentos contábeis se inicia com o lançamento dos mesmos no SAP, nas diversas localidades onde o SAP opera. Em seguida, é gerada e impressa uma folha que será a capa do lote de um agrupamento de documentos, indexados por número da empresa da CEMIG, tipo de documento (aproximadamente 120 tipos), data de lançamento do lote e número do documento. Ainda neste contexto, outra denominação particular da CEMIG é a de “Dossiê”, referindo-se à folha da Capa de Lote em conjunto com seus documentos e anexos. Após o processamento dos Dossiês, os mesmos são enviados para um departamento específico da CEMIG.

Sob este enfoque, o departamento responsável pela gestão da Capa de Lote é a CR/CB – Gerência de Contabilidade, subordinada à Diretoria de Finanças e Relações com Investidores (DFN). Tal gerência conta com, aproximadamente, 40 funcionários, com cinco deles diretamente ligados à gestão da Capa de Lote. Em suma, pode-se afirmar que toda a CEMIG gera a Capa de Lote e a CR/CB é quem recebe, promove a sua guarda e é auditada.

Este P&D foi um exemplo com pode ser desenvolvido utilizando em diferentes fases do processo de inovação, não sendo utilizadas apenas enquanto fonte de ideias criativas, mas também para resolver os problemas que podem surgir em qualquer fase até a sua implementação (no caso, o SIGAD). No caso do Projeto GT507 a maior originalidade está relacionada aos produtos do projeto. Com efeito, os produtos de gestão documental gerados possuem grau de complexidade tecnológica e científica superior em relação aqueles tradicionalmente utilizados no Setor Elétrico. Uma vez implantados em produção eles produzirão resultados superiores em economia, em eficiência e eficácia.

Pois bem, o SIGAD foi desenvolvido, assim como foi realizada a Arquitetura Corporativa de todo este cenário. Nos próximos posts falaremos especificamente sobre a Arquitetura Corporativa deste P&D e a Design Science, metodologia utilizada no P&D.

Grande abraço,

Zaidan

Fontes:

P&D CEMIG GT507 – APQ-03398-11. Formulário de projeto – ANEEL. Belo Horizonte: Documentos do P&D GT507, 2013.

ZAIDAN, F. H. Aportes da arquitetura corporativa para o ambiente dos sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos: aplicação em companhia de energia elétrica. 2015. 176 f. Tese (Doutorado em Ciência da Informação). Escola de Ciência da Informação – Universidade Federal de Minas Gerais, Belo Horizonte, 2015.

ZAIDAN, F. H.; BAX, M. P.; PARREIRAS, F. S. Design science research: aplicação em um projeto de pesquisa e desenvolvimento. In: 13^th CONTECSI – international conference on information systems & technology management, 2016, São Paulo – SP. v. 13. p. 3757-3774.