Como gerenciar uma equipe em home office?

Muitos profissionais ao redor do mundo raras vezes – ou talvez nunca – tiveram que trabalhar de forma remota e agora estão sendo forçados a trabalhar de suas casas. No mesmo sentido, os gerentes enfrentam um desafio enorme para ajudar as suas equipes a manter a efetividade negócio enquanto todos se adaptam a uma forma desconhecida de trabalho.

Liderar uma equipe que não têm muito contato pessoal (especialmente se ela não está acostumada a isso) é uma tarefa difícil.

Como criar um grupo comprometido e unido quando todos estão espalhados pela cidade ou em países diferentes? Como promover camaradagem, construir uma cultura positiva e oferecer liderança e apoio à distância?

Não é fácil. Mas as estratégias a seguir podem ajudá-lo a administrar uma equipe de maneira remota e fazer com que todos se sintam produtivos e conectados.

Comunicação: uma prioridade máxima

Se os integrantes da sua equipe têm horários diferentes e trabalham em vários lugares, você deve garantir que a informação chegue de maneira fácil e frequente. Caso contrário, você corre o risco de contar com uma equipe desalinhada e improdutiva.

Comunicar expectativas, estabelecer processos para documentar e compartilhar, garantir que a equipe sinta segurança com a tecnologia, as ferramentas e recursos são aspectos fundamentais para uma transição sem problemas para trabalhar em casa.

Mantenha o contato diário, mas não exagere no controle

Se você criar um calendário para sua equipe, determine horários para que todos se reúnam (virtualmente) e para reuniões individuais. Além disso, informe a equipe sobre como e quando eles podem se comunicar com você durante a jornada de trabalho. Afinal de contas, os trabalhadores externos não poderão passar pelo seu escritório para fazer perguntas ou receber feedbacks.

Importante: nunca permita que os colaboradores, pelo fato de estarem trabalhando de casa, sintam-se como se estivessem em uma ilha. Além das reuniões individuais ou em grupo que você programar, tente entrar em contato com todos pelo menos uma vez por dia com mensagens instantâneas ou e-mail. Ou, melhor ainda, pegue o telefone para uma ligação rápida.

Falar com alguém para discutir os detalhes de um projeto ou transmitir uma mensagem importante, com frequência é mais efetivo e eficiente do que escrevê-la. Também é uma forma de estabelecer uma relação pessoal com os colegas.

Porém, tenha cuidado com o excesso de controle. Quem trabalha à distância deve ter certeza de que seu gerente acredita que a equipe vai produzir como se estivesse no escritório, trabalhando nos mesmos horários, cumprindo os prazos e mantendo a produtividade. Se você  “aparecer” sem necessidade várias vezes ao dia, só para ver como estão trabalhando, seus funcionários podem sentir que você não confia neles.

Destine tempo para o contato cara a cara

Embora haja ocasiões em que é importante reunir a equipe inteira, a videoconferência é a melhor solução, pois neste momento não é recomendável ter contato pessoal.

Ver o rosto de cada integrante da equipe ajuda a gerar um sentimento maior de contato, independente do lugar em que cada pessoa se encontra. Ver os gestos de cada um enquanto falam, sorriem e ouvem ajuda a equipe a ter um bom sentido do tom, os estilos de comunicação e do humor, e pode ajudar a que todos se compreendam melhor quando se comuniquem por e-mail e mensagens de texto.

Além disso, ver a equipe, mesmo que de forma virtual, ajudará a todos a sentir uma conexão maior.

Destaque o equilíbrio entre o trabalho e a vida pessoal

Proporcionar opções de trabalho flexíveis, como o trabalho remoto, não é apenas uma grande vantagem para sua equipe, mas também uma forma de estabelecer uma cultura de equilíbrio entre o trabalho e a vida pessoal. Poder trabalhar de maneira remota e evitar uma longa viagem diária são benefícios que podem oferecer aos integrantes da sua equipe um maior controle sobre suas vidas. Isso pode aumentar também sua satisfação no trabalho e lealdade.

Em momentos como o que estamos vivendo agora, a capacidade de trabalhar de maneira remota pode significar uma tranquilidade maior para quem se sentir ansioso pelo fato de ter que se locomover no transporte público, trabalhar em edifícios com escritórios cheios de pessoas ou inclusive transmitir a doença para outra pessoa sem tomar conhecimento.

Porém, é fácil para os profissionais dedicados transformar-se em viciados pelo trabalho quando adotam o trabalho remoto como um estilo de vida. Portanto, estimule a equipe a gerenciar o tempo da forma certa.

Estabeleça seus próprios horários de início e término, fazendo com que o resto da equipe faça o mesmo. E verifique que todos respeitem esses horários. Evite entrar em contato com os trabalhadores fora do horário de escritório, na medida do possível. E não espere uma resposta enquanto sua equipe estiver fora do ar.

Domine essas estratégias agora e garanta seu sucesso no futuro 

A popularidade do trabalho remoto só continuará crescendo, e talvez se transforme em necessidade em alguns casos. Como gerente, é essencial ajudar a todos os funcionários, trabalhadores à distância, temporários e consultores da sua equipe a sentir uma conexão entre si, com seu trabalho e com a organização em geral.

Seu compromisso de promover o espírito de equipe pode aumentar o moral e a produtividade, além de te preparar para ser um líder do futuro.

* Fernando Mantovani é diretor geral da Robert Half