Segundo Amy Mizoras Konary, da IDC, os fornecedores de software criaram maneiras automatizadas de monitorar o uso de seus produtos. E quanto maior a companhia, mais o fornecedor acende o alerta vermelho no que poderia ser o momento de realizar uma auditoria. Confira cinco eventos de clientes que a Konary cita como sugestões para realizar uma auditoria de software:
1. Sua companhia está envolvida em uma fusão ou aquisição. As coisas podem ficar confusas no meio de tais consolidações. As empresas deveriam considerar chamar times de compliance de fornecedores de software para ajudar a definir quais softwares são licenciados e necessários, e quais descontos em compras de novos produtos eles podem obter.
2. Você está implantando nuvem e virtualização. Tenha um entendimento claro sobre os termos de licença de virtualização antes de começar a operar em instâncias virtuais. Administradores desatentos podem ampliar suas obrigações com licenças rapidamente se você não for cuidadoso.
3. Sua companhia está crescendo, mas não está comprando mais software. “Em algumas situações, os representantes de vendas da companhia podem dizer ‘eles cresceram muito’ ou ‘eles fizeram esta negociação específica, então nós deveríamos auditá-los porque eles deveriam estar gastando mais dinheiro conosco’”, afirma Konary.
4. Seu profissional de licenças mais capacitado deixa a companhia. Logo quando você estava se preparando para documentar e defender sua posição de compliance, não fique surpreso quando a carta de auditoria chegar.
5. Você não está gerenciando sua posição de licenciamento. Se você agir de uma maneira desonesta e incerta enquanto negocia com fornecedores de softwares ou, pior, seja provocador porém impreciso irá confidenciar que você “deve estar gastando muito”, então não fique surpreso se esses fornecedores quiserem verificar sua posição de compliance.