Checklist: Dezenove coisas que um software de gestão jurídica deveria ter

Ao investir em um software jurídico, é importante que a empresa garanta que determinadas características sejam contempladas pela solução escolhida. Otimizar a gestão de processos, aumentar a produtividade da área jurídica e gerar informações para tomada de decisão são diretrizes que precisam ser levadas em conta na busca do software ideal. Além disso, a gestão de contratos deve ser eficiente e facilitar a comunicação e o controle das informações.

Para acertar na escolha, um checklist pode ajudar tanto a área de TI quanto a área jurídica a organizarem os requisitos imprescindíveis de um software de gestão jurídica.

Alguns pontos para se avaliar no software:

1. Possui interface amigável, intuitiva e de fácil utilização;

2. Atende aos critérios de segurança da informação, integrações e automatização.

3. É flexível e de fácil parametrização, permitindo integração às demais aplicações da companhia, como o ERP (software de gestão).

4. Atende às regras de Compliance, tais como SOX (Lei Sarbanes- Oxley), Basiléia, eSocial, Bacen, entre outras.

5. Possui dicionário multilínguas para utilização em outros países.

6. Tem camada gerencial eficiente com indicadores de gestão e dashboards intuitivos, permitindo a personalização de relatórios gerenciais.

7. Permite a rastreabilidade das alterações, possibilitando auditoria em toda a cadeia de uso da solução para identificar quem realiza quaisquer alterações relevantes sobre processos e contratos.

8. Possui uma estrutura de sistema baseada em workflow para automatização de processos e monitoramento e redirecionamento de tarefas, além de facilitar customizações.

9. Permite a gestão por papéis com controle de permissões de acesso ao sistema e suas funcionalidades.

10. Faz checagens da validade de informações como números de documentos, contribuindo para a integridade dos dados cadastrais.

11. Promove a gestão de documentos integrada e associada às pastas processuais.

12. Fornece captura de publicações por palavras-chave, para que a empresa tenha ciência dos casos de maior complexidade automaticamente.

13. Faz controle dos trabalhos com os escritórios credenciados, permitindo maior integração de informações, andamentos processuais, custas e pareceres, além de facilitar o processo de pagamento das demandas terceirizadas.

14. Fornece pré-fatura de honorários, aumentando a gestão dos escritórios e promovendo a atualização mensal das informações sobre os processos.

15. Conta com sistema financeiro agregado ao Jurídico, auxiliando o provisionamento das ações e o controle de honorários, dos pagamentos, de depósitos e das atualizações financeiras dos processos.

16. Permite a administração de risco, baseada nos controles de provisão e de recuperação de crédito.

17. Tem processo de provisões detalhado, permitindo provisionamento por pedido, processo, tributo ou média histórica, de acordo com cada categoria de processo.

18. Permite simulações e projeção de valores para provisionamento com fotografia de dados por competência, o que permite comparativos entre fechamentos de provisões.

19. O fornecedor tem experiência em grandes projetos e apresenta inúmeros cases de sucesso no segmento.

O mundo está cada vez mais conectado, digital e móvel, exigindo tecnologias inovadoras para gerenciar e expandir negócios. Para o departamento jurídico não é diferente. Por isso, o software de gestão precisa ter as características certas para garantir a melhor performance do time. Esse checklist ajudará a área de TI a garantir que as funcionalidades mais importantes estejam presentes no novo software jurídico da empresa, alavancando os resultados da gestão de processos e a gestão de contratos da companhia.

*Antonio Marcos Alexandre é gerente de contas do Grupo Benner