Arca Continental reduz em 28% tempo dedicado à gestão de documentos

A Arca Continental, uma das maiores distribuidoras da Coca-Cola em toda a América Latina, reduziu em 28% o tempo dedicado ao gerenciamento de documentos com a solução da SoftExpert, fornecedora de softwares e serviços para automação e aprimoramento de processos de negócio, conformidade regulamentar e governança corporativa.

Com operações no México, Equador, Peru, Argentina e Estados Unidos, a companhia precisava criar uma estrutura corporativa na qual pudesse visualizar, em tempo real, as informações geradas na organização.

“Tínhamos uma grande carga de trabalho manual em função da criação de cerca de 195 itens (rotas de revisão, grupos e atributos) em cada uma de nossas 51 plantas, resultando em aproximadamente 9.945 itens para criar estruturas na parte operacional. Isso nos fez buscar uma solução que pudesse automatizar todo este serviço”, afirma Luisa Arzaga, analista da Qualidade da Arca Continental.

Segundo Arzaga, a escolha foi motivada principalmente devido à flexibilidade e facilidade do sistema na criação de uma configuração do zero e com base nas necessidades da Arca.

A profissional relata que o diferencial da ferramenta está na capacidade de gerar análise de dados das informações em tempo real, proporcionando menos retrabalho e mais aceitação da ferramenta por parte da cultura da empresa.

“Reduzimos em 28% o tempo dedicado ao processo de Gestão de Documentos. A solução é muito intuitiva e, além de facilitar a rastreabilidade das atividades, gera maior controle das operações da empresa”, avalia.

A analista da Qualidade revela que, em um futuro próximo, a Arca Continental deve expandir o uso da solução, por meio da implantação dos componentes para gestão de arquivo físico, indicadores de desempenho, projetos, treinamentos, ocorrências, controle de atividades e formulários.