4 estratégias para CIOs não falharem ao fazer uma apresentação à diretoria

Pergunte a qualquer CIO sobre a primeira vez em que ele se apresentou ao conselho da diretoria e você ouvirá um profundo suspiro de alívio por isso já ter ficado no passado.“Quando trabalhei em uma empresa de capital aberto, me referi às apresentações do conselho como minha oportunidade de desenvolvimento profissional pessoal, porque aprendi com cada experiência”, lembra Diane Schwarz, CDO e CIO da Hunt Consolidated. Ela dá os créditos ao seu ex-chefe por aumentar sua confiança em sua apresentação inaugural sobre cibersegurança ao conselho, lembrando-a: “Você sabe muito mais sobre esse assunto do que qualquer um deles”.

No entanto, para alguns CIOs, apresentar-se ao conselho pode soar como uma espécie de inversão de papéis, uma vez que estão acostumados a passar um tempo com suas equipes.

“Na sala de reuniões, você está apresentando a um grupo de prestígio de executivos experientes. É uma reunião muito estruturada, na qual você participa apenas durante sua seção da agenda.”

Seu conselho: participe da reunião com uma mentalidade diferente. “Não é uma sessão de colaboração. Você está informando sobre aspectos das responsabilidades da sua empresa.”

Aqui, Schwarz e outros executivos veteranos compartilham seus melhores conselhos para o sucesso nas reuniões com o conselho.

Conheça as necessidades do conselho

Quando era CIO da Kaiser Permanente, Phil Fasano fazia questão de ensinar sua equipe sobre como se apresentar ao board. “O pessoal da tecnologia acha que o conselho quer ouvir as coisas boas que ele está construindo, mas não tem nada a ver com isso”, diz Fasano, que atua em vários conselhos como CEO da Bay Advisors, uma empresa de consultoria estratégica nos Estados Unidos.

Aumentar o valor da empresa para acionistas e clientes é a preocupação do conselho, acrescenta ele. “Eu treinaria as pessoas de TI (que gostam de dar um número preciso a um ponto decimal) para entender que dar um número como esse é uma dica imediata ao conselho que você não pensou em todos os seus desafios”, observa Fasano, enfatizando a importância de compartilhar as vantagens e desvantagens com o conselho.

John Murray, um ex-CIO e CEO que atualmente é membro de dois conselhos privados, concorda que os CIOs precisam se concentrar nos interesses da diretoria. “Me dê marcos para medir. Mostre-me como o que você está fazendo contribui para o EBTDA “, ele aconselha, referindo-se a Lucros antes de impostos, depreciação e amortização.

Seja breve

Um dos aspectos mais desafiadores da comunicação entre CIOs e o board diz respeito a diminuir a complexidade da atualização de tecnologia sem encobrir os desafios futuros. Murray treinou alguns colegas CIOs sobre a importância de ser breve nas comunicações ao conselho-diretor. “A clássica reclamação é um CIO apresentando por 35 a 40 minutos algo que deveria ter sido feito em 10. Depois que ele sai, todo mundo suspira exasperado”.

Uma estratégia muito melhor: “Forneça informações úteis e acionáveis, embaladas de maneira que o conselho possa absorver”, recomenda Murray. “Comunique-me sobre os riscos que estou assumindo. Mostre-me como você vai gerenciá-los. Então saia da sala.

Quando se trata de decidir quantos detalhes técnicos compartilhar, encontre um equilíbrio entre simplificar demais e complicar demais. “A maioria dos membros do conselho se encontra em outros vários conselhos, ou foram CEOs e tinham a tecnologia relatada até eles”, ressalta Schwarz. “Eles não comparecem às reuniões sem referências, portanto, não descarte sua linha de base do conhecimento”.

Observe a dinâmica do board

Entender a dinâmica do próprio conselho é uma área que os CIOs tendem a ignorar em sua devida diligência e preparação prévia, diz Kristen Lamoreaux, presidente da Lamoreaux Search,. “Você realmente precisa se apoiar no seu CEO e CFO para entender a dinâmica do conselho”, explica ela. “Descubra com antecedência quem fará perguntas detalhadas ou quem pode atrapalhá-lo em uma questão financeira.”

A maioria dos CIOs entendem a importância de chamar a atenção dos membros do conselho como parte de sua preparação, acrescenta Lamoreaux, mas poucos consideram a maturidade das relações de trabalho do conselho. “Eles estão juntos há cinco anos? Existem novos membros? Quais são as políticas da sala?” Mesmo um detalhe tão pequeno quanto os membros do conselho revisarem uma leitura de negócios antes da reunião pode ajudar um CIO a se preparar para perguntas surpresas. “A menos que você seja avisado, você entrará lá acreditando que todos leram os detalhes no livro do board”, diz ela.

Ganhe a confiança

“Os membros do conselho geralmente me enchiam de perguntas durante uma apresentação”, lembra Schwarz, da Hunt Consolidated, que percebeu que a natureza de suas consultas frequentemente se repetia a cada ano. “Comecei a anotar as perguntas após cada apresentação e as revi como parte do trabalho de preparação para as próximas sessões do conselho.”

Quando Kevin Barnes estava atuando como CIO da E&J Gallo Wineries em 2014 e se preparando para sua primeira reunião do conselho, ele percebeu que um dos novos membros do conselho havia sido o diretor financeiro de outra empresa da Califórnia onde Barnes conhecia bem o CIO.

“Liguei para o CIO e fiz um pouco de networking”, lembra ele. Isso levou a uma visão informal da estratégia de TI da Gallo com o membro do conselho, que fez “perguntas boas e difíceis” que deram a Barnes um aviso sobre os tópicos que ele deveria estar pronto para abordar na reunião.

Ganhar a confiança dos membros do seu conselho não se resume apenas ao compartilhamento de informações. Schwarz usou o que ela chama de brincadeira de estratégia de “Help Desk para iniciantes” para incentivar conversas sobre tecnologia fora da sala de reuniões.

“Como tecnólogos seniores, devemos estar sempre prontos para ajudar quem precisa”, diz a CDO. “Consertei o telefone de um membro do conselho durante uma viagem de elevador. Levei cerca de 10 segundos – e ela ficou muito agradecida.”