13 erros comuns de ERP e como evitá-los

Em qualquer lugar do mundo eles
custam entre centenas de milhares de dólares a milhões de dólares, e exigem
centenas de horas de trabalho para implementar. Os sistemas de Enterprise
Resource Planning (ERP) são investimentos que dispendem muito dinheiro, tempo e
recursos. E, enquanto uma implementação de ERP bem sucedida pode ajudar sua
organização a racionalizar os custos de fluxo de trabalho, uma implementação mal
planejada e realizada pode levar a perdas de produtividade e atrasos.

Para ajudar a garantir que a sua
implementação de ERP seja um sucesso, ou pelo menos minimizar os problemas
potenciais, a CIO.com ouviu dezenas de especialistas de ERP (executivos de TI,
consultores e fornecedores de ERP), e pediu a cada um deles para descrever os
erros mais comuns e como fazer para evitá-los ou resolvê-los.

Erro # 1:: Falta de planejamento
O planejamento é absolutamente necessário se você quiser que o projeto de
ERP seja um sucesso.

Kevin Beasley, CIO da VAI,
fornecedora de software ERP, concorda. “Muitas organizações não fazem
planejamento prévio antes de começarem uma avaliação das soluções de ERP”,
diz ele. “Isso muitas vezes leva à confusão, porque não entendem
plenamente os seus processos atuais e como eles deverão evoluir para maximizar
os benefícios de negócios.”

Para resolver este problema, as
organizações devem realizar uma auditoria interna de todos os seus processos e
políticas antes de escolher um sistema de ERP. Além disso, Beasley recomenda
montar uma equipe de avaliação do sistema de ERP composta por todos os
interessados em seu uso, também nas áreas de negócios. E, se você sente que não
tem capacidade in-house para avaliar adequadamente os sistemas de ERP,
considere a contratação de um terceiro, mais experiente na implementação de
soluções de ERP em empresas do seu setor.

Erro # 2:: Não habilitar adequadamente os fornecedores de ERP
“Muitos dos meus melhores clientes compram o que a equipe de marketing do
fornecedor vende, mas uma terminada a implementação, eles são surpreendidos por
restrições de funcionalidade dos sistemas, falta de recursos, bem como o
impacto negativo sobre as melhores práticas internas”, diz Shawn Casemore,
presidente da Casemore & Co. , que ajuda os clientes a melhorarem seu
desempenho operacional.

Seu conselho: sempre pedir
referências. Solicitar os nomes de pelo menos três empresas “que estão
em setores de negócios com as mesmas características que o seu”, que
você possa entrar em contato e discutir o uso do software e, em seguida,
discutir características, funcionalidades e desafios com o próprio fornecedor
escolhido”, diz ele. E se o fornecedor não puder fornecer pelo menos três
nomes? “Caia fora”, a menos que você queira ser uma cobaia.

Erro # 3:: Não entender ou não usar os recursos-chave
“Na nossa avaliação sobre o ERP anual, apenas 46% dos usuários
entrevistados relataram ter uma boa compreensão de quais recursos estavam
usando”, diz John Hoebler, diretor-gerente da empresa de consultoria
MorganFranklin Corp. “Isto é chocante, considerando que as empresas investem
milhões em seus sistemas de ERP. Sem saber características, as empresas perdem
oportunidades para automatizar processos de negócios”, diz ele. Além
disso, “atualizações, melhorias e manutenção são mais caros, e têm
menor probabilidade de sucesso.”

Para resolver este problema, Hoebler
sugere a criação de uma lista com todos os principais recursos do sistema, e
análises periódicas do uso para rever essa lista e determinar quais recursos
não estão sendo usados ​​e que são os mais úteis. “Este conhecimento pode
ser usado para treinar os novos funcionários, escrever scripts de teste, e
ajudar com os requisitos de auditoria, conformidade e geração de
relatórios”, diz ele.

Erro # 4:: Subestimar o tempo e os recursos necessários
“Todas as empresas subestimam o tempo e os recursos necessários para a
implementação de um novo sistema de ERP”, argumenta James Mallory, diretor
de marketing da E2B. Como você pode calcular o tempo necessário?
“Dividindo o custo do software por 100”, explica ele. “Por
exemplo, um sistema de ERP de 20 mil dólares exigirá aproximadamente 200
horas-homem ou cinco semanas para ser implementado usando um consultor
certificado. Duas vezes esse número, se você pretende implantá-lo com ajuda
mínima de um profissional externo, mais experiente no sistema.”

Erro # 5:: Não ter as pessoas certas na equipe desde o início
“Muitas vezes,
as organizações não envolvem as pessoas certas para a implementação do ERP,
desde o início”, diz Beasley. “A implementação de um ERP é um dos
maiores projetos que uma organização pode realizar e, conseqüentemente, erros
podem ocorrer e planos podem sair dos trilhos se os recursos corretos não
estiverem envolvidos em todos os aspectos do processo de tomada de
decisões”, ressalta.

Por exemplo, muitas organizações se
concentram em obter a aprovação do executivo, em vez de reunir os
participantes-chave de toda a organização, além da TI, no processo de
implementação. O benefício: os funcionários que estão ativamente envolvidos com
a implementação do ERP, ajudam a especificá-lo direito, desde o início.

Erro # 6:: Não estabelecer prioridades
Ao implementar um sistema ERP, a coisa mais importante que podemos fazer para
minimizar os atrasos e acelerar o tempo de conclusão é reduzir a multitarefa.
“As pessoas são muito mais lentas no trabalho quando precisam fazer
malabarismos entre múltiplas tarefas e engrenagens em constante mudança”,
argumenta ele.

Portanto, criar um sistema de
prioridades deve ser uma prioridade para os gerentes de TI. “O sistema de
prioridade não deve apenas indicar quando fazer as tarefas, mas deve também
fornecer aos gestores as questões que precisam ser resolvidas primeiro”,
diz ele. Além disso, “os gerentes de implementação de ERP necessidade
implementar um rigoroso processo de resolução de problema para agir sobre esses
sinais e remover os problemas o quanto antes, a fim de evitar atrasos.”

Erro # 7:: Não investir em formação e gestão da mudança
“A falta de formação adequada é uma das razões mais comuns para o fracasso
dos projetos de ERP, e isso também pode resultar em funcionários ressentidos,
porque eles não entendem isso”, explica Kaas.

“Certificar-se de que os
funcionários estejam confortáveis com o novo sistema antes de implantá-lo
aumenta suas chances de sucesso”, afirma Kaas. Kevin Herrig, presidente e
CEO da GSI , um especialista em software ERP acrescenta: “Se você não
fizer do treinamento freqüente dos usuários uma prioridade, você vai acabar
possuindo uma versão muito cara de Excel.”

Erro # 8:: Subestimar a importância de dados precisos
O sistema ERP é apenas tão bom quanto os dados que estão nele. Então, se você
quiser que a sua implementação seja um sucesso “, é imperativo que a
programação adequada e os parâmetros processuais sejam postos em prática [desde
o início] para minimizar a probabilidade de erros”, argumenta Martin
Levesque, diretor de Serviços Profissionais da iDatix.

Erro # 9:: Adotar a abordagem “pia da cozinha”
“Não importa o quão poderoso ou flexível um sistema ERP é, ele não será capaz
de absorver toda a lógica de negócios”, explica Iza Akan, arquiteto de
software, NetFoliage , uma empresa de desenvolvimento de sites. “Um dos
erros mais comuns cometidos durante implementações de ERP é assumir que o ERP
pode ser usado para executar um negócio fim a fim”, ressalta. “Para
evitar este erro caro, as empresas devem se concentrar na implementação de ERP
para otimizar a cadeia de valor e para rastrear os custos. Todo o resto deve
ser um objetivo secundário.”

Erro # 10:: Não desativar as aplicações legadas
“Se as organizações não trabalharem ativamente para desativar aplicações
durante a implementação, o resultado final será um ERP com todos os aplicativos
legados originais pendurados fora dele”, argumenta João Picciotto, da
Accenture . “O resultado final é um outro pedaço de software para o qual
você pagará por manutenção e suporte, por hardware e upgrades, e pelas
interfaces com o ERP”, quando o objetivo de ter um sistema de ERP era
agilizar o fluxo de trabalho e reduzir custos e desperdícios.

ERP Erro # 11:: Não ter um ambiente de teste de carga
“Você não será capaz de ver os verdadeiros resultados das suas alterações
com base em um casal de usuários de teste”, ressalta Herrig. “Você
deve ser capaz de simular a sua carga de usuários, a fim de ver os efeitos
reais das mudanças e evitar paradas caras, não planejadas.”

Erro # 12:: Ignorar alternativas de suporte de terceiros
“Muitas empresas insistem no suporte premium do fornecedor, apesar do fato
de que as taxas de manutenção não garantirem um nível de serviço superior ao
que pode ser obtido através da contratação de um provedor de suporte
terceirizado”, diz Jon Winsett, CEO da NPI.

“As empresas devem explorar
todas as opções de suporte, que vão desde serviços de suporte híbridos
prestados diretamente pelo seu fornecedor, bem como aqueles de prestadores de
serviços independentes”, diz ele. “Uma alternativa de suporte de
terceiros podem facilmente reduzir os custos de suporte em 30% a 50%.”

Erro # 13:: Não ter uma estratégia de manutenção
“Os clientes que não realizam manutenção preventiva não estão tirando
proveito do investimento feito no ERP e nos dólares gastos com
manutenção”, afirma Marco Valencia, vice-presidente da Office Upgrade.
“Ao não aplicar a manutenção, os seus sistemas se tornarão obsoletos
rapidamente (a partir de uma perspectiva técnica) assim como seus processos de
negócios.”

Algum erro de ERP ou solução não
coberta acima que você gostaria de compartilhar? Por favor, deixe um comentário.